Panduan Praktis Menulis Cover Letter yang Efektif

Kalian pasti sudah nggak asing lagi dengan istilah “cover letter”. Dokumen ini kerap disebut dalam persyaratan lamaran kerja yang perlu dikirim bersamaan dengan resume.

Tapi, apakah kamu sudah memahami definisi cover letter? Dan, sebenarnya seberapa penting dokumen ini untuk menunjang lamaran kerja kamu?

Cover letter merupakan dokumen singkat dengan panjang tiga hingga empat paragraf yang menjelaskan minat kamu terhadap pekerjaan dan perusahaan yang kamu lamar. Di dokumen ini, kamu juga menuliskan relevansi atau kesesuaian kamu dengan peran tersebut.

Cover letter ditujukan oleh pelamar kerja kepada rekruter. Sering juga disebut sebagai application letter atau surat lamaran.

Cover letter harus highlight kemampuan, pengalaman dan pencapaian kamu yang berkaitan dengan posisi yang kamu tuju.

Berbeda dengan resume, cover letter memungkinkan kamu menjelaskan lebih detail mengenai perjalanan karier profesional. Kamu juga bisa menjelaskan, mengapa kamu cocok untuk peran tersebut.

Surat lamaran yang ditulis dengan efektif berpotensi meninggalkan kesan mendalam di mata perekrut, sehingga kamu terlihat berbeda dari pelamar kerja lainnya.

Bagi sebagian pencari kerja, menulis cover letter menjadi tantangan tersendiri. Sebab, sering kali kamu harus membuat dokumen baru agar cover letter kamu terlihat personalized atau personal.

Tapi, kamu perlu tahu, cover letter bisa jadi penentu kelolosan lamaran kerja kamu.

Dalam survei Resume Go di tahun 2020, dari 87 persen dari 236 hiring manager dan rekruter yang menjadi responden, membaca cover letter para pelamar. Bahkan, kebanyakan di antara mereka menggunakan cover letter sebagai penentu apakah kamu bisa maju ke tahap berikutnya atau tidak.

Cover letter juga bersifat penting meskipun ditulis sebagai dokumen optional di job posting. Sebab, survey dari Arcadia University menunjukkan, 72 persen dari 200 rekruter yang menjadi responden berekspektasi, pelamar kerja tetap mengirimkan cover letter.

Menurut pakar HR yang diwawancara Arcadia University, surat lamaran bersifat penting dan berguna untuk beberapa tujuan berikut:

• Menjelaskan motivasi bergabung dengan perusahaan (63 persen responden),

• Menjelaskan tujuan karier (50 persen responden),

• Menjelaskan alasan berganti karier (50 persen responden),

• Menjelaskan adanya gap bekerja (49 persen responden),

• Highlight pencapaian profesional (47 persen responden).

Pertanyaan berikutnya, kapan sebaiknya mengirimkan cover letter? Apakah ini menjadi keharusan atau pilihan?

Jika diminta, kamu tidak boleh mengabaikannya

Sering kali, cover letter jadi persyaratan saat melamar pekerjaan. Jika sebuah perusahaan atau perekrut secara eksplisit meminta kamu untuk melampirkannya, maka kamu wajib melakukannya.

Cover letter memberikan kamu ruang tambahan untuk menjelaskan pengalaman, keahlian dan motivasi yang lebih rinci dibandingkan yang kamu tulis di resume.

Jika tidak diminta, pertimbangkan untuk tetap menulisnya

Beberapa lowongan pekerjaan menyebutkan, mengirimkan surat lamaran merupakan hal opsional. Kalau kamu menemukan situasi ini, anggap saja bahwa cover letter adalah dokumen tambahan yang bisa kamu manfaatkan sebagai kesempatan unjuk diri.

Mengirimkan cover letter bisa menjadi strategi untuk mendapatkan perhatian di antara pelamar lain.

Setidaknya ada lima kondisi yang membuat kamu harus mempertimbangkan untuk menulis cover letter, meskipun bersifat optional:

Ada gap pengalaman kerja

Gap atau jeda di pengalaman kerja sering kali jadi pertanyaan bagi perekrut. Kamu bisa menggunakan cover letter untuk menjelaskan dan memberikan konteks sebelum mereka bertanya-tanya.

Jelaskan dengan jujur alasan di balik gap tersebut. Tetap fokus pada cara kamu tetap produktif, belajar atau mengembangkan skill. Penjelasan ini akan memberikan pemahaman yang lebih baik kepada perekrut mengenai perjalanan karier kamu.

Pindah jalur karier (career switch)

Cover letter merupakan tempat ideal untuk menjelaskan alasan di balik keputusan career switch. Kamu bisa menjelaskan skill dan pengalaman yang sudah kamu punya dan bisa kamu transfer ke lingkungan kerja baru.

Gambarkan seberapa besar kamu tertarik pada industri atau peran yang baru. Berikan bukti bahwa kamu sudah melakukan research dan persiapan matang sebelum pindah ke jalur baru.

Apply pekerjaan di universitas, perusahaan kecil atau organisasi non-profit

Ketika melamar pekerjaan di tiga institusi tersebut, cover letter dapat menjadi cara untuk menunjukkan komitmen kamu terhadap misi serta value organisasi. Manfaatkan cover letter untuk menunjukkan pemahaman kamu mengenai keunikan organisasi tersebut dan bagaimana skill serta value kamu cocok dengan mereka.

Melamar kerja di luar domisili kamu sekarang

Kalau kamu ingin pindah ke suatu kota dan berharap bisa dapat pekerjaan sebelum tiba di sana, kamu bisa menjelaskannya di cover letter. Dengan begitu, perekrut dapat memahami kenapa surat lamaran kamu berasal dari lokasi geografis yang berbeda.

Punya koneksi atau job referrals

Kalau kamu punya referensi koneksi atau ada seseorang di network kamu yang bekerja di perusahaan tersebut, pertimbangkan untuk masukkan ke cover letter kamu.

Setelah kamu paham seberapa pentingnya cover letter, sekarang saatnya untuk mulai menulis. Ikuti step-by-step berikut untuk membuat cover letter yang berkesan di mata perekrut:

1. Mulailah dengan menulis header

Seperti header di surat formal pada umumnya, kamu perlu menyertakan beberapa informasi pribadi dan spesifik di bagian atas cover letter. Hal ini akan memudahkan perekrut untuk mendapatkan informasi tentang kamu ketika harus follow up lamaran kerjamu.

Jika mau, kamu dapat menuliskan nama dan alamat dengan posisi center (tengah), seperti halnya di resume kamu. Sertakan informasi berikut:

• Nama lengkap,

• Domisili (optional. Kalaupun kamu ingin menulisnya, kamu tidak perlu menulis alamat lengkap. Cukup cantumkan kota dan provinsi),

• Alamat email,

• Nomor HP (optional),

• Link LinkedIn, portfolio atau personal website (opsional, akan sangat membantu jika kamu sertakan).

Contohnya:

Adinda Pryanka

Bogor, Jawa Barat

[email protected] / (62)812 85xx xxxx

https://www.linkedin.com/in/adindapryanka/

Kalau lowongan pekerjaan meminta kamu mengirimkan cover letter di body email, kamu dapat menambahkan informasi kontak di bagian akhir tulisan seperti berikut:

Best regards,

Adinda Pryanka

Bogor, Jawa Barat

[email protected] / (62)812 85xx xxxx

https://www.linkedin.com/in/adindapryanka/

2. Tuliskan nama atau posisi orang yang kamu tuju

Cobalah cari tahu nama orang yang akan mereview lamaran kerjamu dan posisi mereka.

Sertakan greeting atau salam formal seperti “Yang Terhormat [nama depan dan nama belakang]'' atau “Yang Terhormat [jabatan]”. Sebaiknya, hindari menggunakan sapaan “Bapak” atau “Ibu” untuk menghindari kesalahan penyebutan jenis kelamin seseorang.

Jika “Yang Terhormat” dirasa terlalu kaku, kamu bisa gunakan sapaan “Hi” atau “Hello”. Tapi, jangan pernah menggunakan sapaan yang terlalu umum seperti “To Whom It May Concern” atau “Kepada yang Berkepentingan”.

Contoh sapaan:

• Dear Hiring Manager

• Hi, Andika Pratama.
• Selamat pagi, Ibu/Bapak.

3. Buat paragraf pembuka yang menarik perhatian

Bagian pembuka cover letter sangat penting karena akan menjadi kesan pertama pembacanya terhadap profil kamu. Jadi, penting untuk bisa menarik perhatian orang tersebut dengan cepat dan ringkas.

Di paragraf pertama, kamu bisa menceritakan perjalanan karier kamu secara singkat. Sertakan juga jabatan yang kamu lamar dan di mana kamu melihat lowongan pekerjaan tersebut.

Jelaskan juga minat kamu terhadap peran dan perusahaan yang kamu tuju untuk menunjukkan bahwa kamu telah melakukan riset. Kamu dapat menulis dengan kalimat simple seperti, “Saya excited melamar untuk posisi [role yang kamu tuju] di [nama perusahaan]”.

Ingat untuk tetap relevan. Cantumkan pencapaian kamu di masa lalu yang akan berguna untuk posisi kamu nantinya.

Sampaikan dengan jelas, mengapa kamu menginginkan pekerjaan tersebut? Apakah kamu pengguna setia produk atau jasa mereka? Apakah kamu memiliki pengalaman memecahkan masalah yang sedang mereka hadapi? Atau, apakah kamu menyukai value atau cara pendekatan mereka terhadap pengembangan produk?

Ini contoh relevansi yang bisa kamu jadikan inspirasi:

I am excited to apply for the Public Relations position at [Parenting Tech Apps] discovered on LinkedIn. As a new mom, I have experienced firsthand the challenges of parenting and the value of supportive applications. Leveraging my background as a former journalist and PR professional, I bring a unique blend of communication expertise and a deep understanding of media relations to enhance the visibility of your innovative parenting solutions.

4. Buat paragraf pembuka yang menarik perhatian

Di paragraf selanjutnya, kamu harus menggambarkan secara singkat mengenai background kamu yang berkaitan dengan posisi tersebut. Cantumkan skills, pencapaian dan spesialisasi yang membuat kamu cocok untuk posisi yang kamu tuju.

Perhatikan baik-baik keyword yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan. Sertakan kata kunci tersebut di body dari cover letter kamu. Sebaiknya kamu sertakan informasi pengalaman profesional kamu yang terbaru saja.

Contohnya:

Despite my current status as a freelancer, I have remained actively engaged in writing, even during my career break, contributing to various publications. This diverse background allows me to offer not only strategic PR insights but also a genuine and relatable voice in promoting your applications to a wider audience of parents.

I bring a robust skill set to the Public Relations position, blending strategic media relations, versatile writing skills, and extensive content creation experience. Leveraging my background as a journalist, I have established strong relationships with media outlets, ensuring a strategic and effective promotion of your parenting applications.

5. Tulis paragraf penutup dengan kesimpulan yang kuat

Paragraf penutup adalah kesempatan terakhir kamu untuk menekankan antusiasme terhadap perusahaan atau menunjukkan betapa cocoknya kamu dengan posisi yang kamu tuju.

Kamu bisa memanfaatkan space ini untuk menambahkan detail penting yang belum disampaikan sebelumnya. Misal, fakta bahwa kamu bersedia pindah kota untuk pekerjaan tersebut. Atau, kalau kamu career switch, sampaikan skill yang bisa ditransfer (transferable skills) atau pengalaman yang berhubungan.

Kamu juga bisa mencantumkan alamat email atau nomor handphone yang bisa dikontak perekrut di paragraf terakhir.

Nggak kalah penting, sampaikan rasa terima kasih kepada perekrut yang telah bersedia membaca cover letter kamu. Ungkapan ini mengapresiasi kerja para perekrut sekaligus meningkatkan kemungkinan kamu dapat nilai tambah.

I am genuinely excited about the opportunity to contribute my skills and experiences to [Parenting Tech Apps] as it continues to make a positive impact on the parenting landscape. I am eager to discuss how my strategic media relations, versatile writing skills, and content creation expertise can contribute to the success of your dynamic team.

The best way to connect with me is through [email protected] or (62)812 85xx xxxx. I appreciate your time and consideration and look forward to the possibility of discussing in further detail how I can bring value to your team. Thank you for considering my application.

6. Tutup secara profesional

Pastikan kamu menutup cover letter secara profesional dengan closing yang sesuai. Sertakan nama lengkap kamu atau signature. Misalnya:

Sincerely,

Adinda Pryanka

7. Coba baca ulang

Untuk memastikan nggak ada kesalahan pengejaan atau konteks, sebaiknya kamu membaca kembali cover letter kamu.

Tapi, pastikan kamu sudah istirahat sebentar atau mengambil jeda sejenak setelah menulisnya. Simpan dulu cover letter kamu beberapa jam atau sehari, lalu baca lagi dengan pikiran dan mata yang lebih segar. Mungkin saja kamu menemukan kesalahan atau ingin mengubah dengan konten yang lebih baik.

Kamu juga bisa meminta bantuan teman atau anggota keluarga untuk memeriksa surat kamu. Terkadang, orang lain lebih jeli dalam menemukan kesalahan kita.

Agar cover letter kamu semakin menarik perhatian, kamu bisa mempertimbangkan beberapa tips berikut:

Gunakan jenis dan ukuran font yang simpel

Supaya surat lamaran kamu mudah dibaca, pastikan kamu menggunakan jenis font yang sederhana. Font dengan desain basic seperti Arial, Courier New, Calibri, Verdana dan Times New Roman jadi opsi terbaik.

Gunakan jenis font yang sama dan konsisten di cover letter. Hindari menggunakan garis bawah (underlining) atau cetak miring (italizing). Aplikasikan teks tebal (bold) hanya ketika menekankan pada pencapaian yang dirasa perlu “terlihat” di surat kamu.

Untuk ukuran, kamu bisa menyesuaikan dengan seberapa banyak konten yang kamu tulis. Sebaiknya, tetap pastikan ukuran tulisan ada dalam rentang 10-12 poin.

Buatlah cover letter yang ringkas agar muat dalam satu halaman. Gunakan margin di level 0,7” hingga 1” agar tidak terlalu menumpuk.

Buatlah surat yang personal

Cover letter yang personal bisa menunjukkan kepada perekrut bahwa kamu telah melakukan research terhadap pekerjaan dan perusahaan yang dituju. Kamu juga akan tampak lebih passionate dengan pekerjaanmu.

Personalisasi dapat dilakukan dengan cara:

• Tulis nama hiring manager atau rekruter di header. Pastikan merekalah yang akan mereview lamaran kerjamu nantinya.
• Menghubungkan value kamu dengan perusahaan. Misal, value perusahaan berfokus pada dukungan terhadap konsumen. Kamu bisa menjelaskan bagaimana keramahan kamu dan passion kamu untuk terhubung dengan orang lain dapat sejalan dengan value tersebut.
• Menjelaskan bagaimana pekerjaan yang kamu lamar berdampak langsung terhadap perjalanan karier kamu. Misal, jika tujuanmu adalah mencapai posisi pemimpin di masa mendatang, jelaskan bagaimana pekerjaan tersebut bisa mendukung pengembangan karier.

Pembuka yang “powerful”

Cover letter yang efektif dimulai dengan pernyataan pembuka yang powerful. Tidak hanya menarik perhatian, pernyataan tersebut juga harus mengartikulasikan ketertarikan kamu terhadap pekerjaan sekaligus highlight skill kamu.

Kamu bisa mengawali surat dengan mengungkapkan antusiasme terhadap posisi yang kamu tuju. Sampaikan secara singkat kenapa posisi tersebut sejalan dengan tujuan karier kamu.

Cantumkan pula ringkasan singkat tentang kualifikasi utama kamu. Tekankan bagaimana kualifikasi tersebut akan menguntungkan perusahaan yang kamu tuju.

Buatlah paragraf pembuka cover letter kamu berkesan dengan menunjukkan bahwa kamu paham dengan value dan kebutuhan perusahaan.

Ingat, paragraf pertama akan menentukan keseluruhan surat lamaran. Penting untuk membuat konten yang seimbang antara antusiasme dan profesionalisme.

Padat, namun tetap ringkas

Kamu mungkin ingin sampaikan banyak hal lewat cover letter. Tapi, pastikan surat kamu tetap ringkas. Perekrut yang membacanya harus bisa mendapat gambaran tentang diri kamu meskipun baru sekilas membacanya.

Dengan membuat cover letter yang ringkas, kamu menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu berharga hiring manager. Di sisi lain, ini juga menggambarkan kemampuan kamu dalam berkomunikasi secara efektif.

Fokuslah pada informasi yang paling relevan. Tonjolkan pencapaian, skill dan pengalaman utama yang sejalan dengan syarat pekerjaan yang kamu tuju.

Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas, hindari detail yang tidak perlu. Prioritaskan kualitas dibanding kuantitas. Ingat, surat lamaran yang ringkas tidak hanya menunjukkan sisi profesionalisme kamu, namun juga meningkatkan kemungkinan dokumen kamu dibaca.

Kamu bisa menggunakan contoh berikut sebagai inspirasi saat membuat cover letter.

Menunjukkan bahwa kamu paham dengan kebutuhan perusahaan

Cover letter harus highlight kemampuan kamu dalam membantu perusahaan mencapai visi dan misinya. Gunakan space tersebut untuk menekankan bahwa kamu paham kebutuhan perusahaan dan bagaimana skill serta pengalaman kamu bisa memenuhinya.

Ingat untuk tetap menjaga surat tetap ringkas, menunjukkan rasa percaya diri kamu dan menarik.

Dear Hiring Manager at ParentTech Innovations,

My name is Adinda Pryanka and I’m writing this to express my strong interest in the Public Relations Specialist position at ParentTech Innovations, as advertised in LinkedIn.

Having observed your company's commitment to easing the lives of parents through technology, I am confident that my skills align with the challenges you are facing and can contribute to your ongoing success.

In my previous role at ABCTech Company, I encountered a similar challenge to what I understand ParentTech Innovations is currently addressing: the need to establish a more effective and engaging public relations strategy to amplify the company’s presence in the market.

Through strategic implementation of my skills in public relations and communications, I successfully revamped the company’s public image, resulting in a 30% increase in media coverage and strengthened relationships with key influencers in the parenting technology sector. This initiative not only heightened brand visibility but also positioned ABCTech Company as a thought leader in the industry.

This experience has equipped me with a deep understanding of how my skill set can directly address challenges similar to those faced by ParentTech Innovations.

This experience has equipped me with a deep understanding of how my skill set can directly address challenges similar to those faced by ParentTech Innovations. As your next Public Relations professional, I am enthusiastic about leveraging my expertise to enhance ParentTech Innovations’ reputation, strengthen media relations, and contribute to the company's continued success in the dynamic field of parenting technology apps.

Thank you for considering my application. I am enthusiastic about the chance to further discuss how I can contribute to overcoming challenges and drive success for ParentTech Innovation.

Sincerely,

Adinda Pryanka

Menarik perhatian perusahaan

Setiap harinya, tim hiring perusahaan mungkin bisa menerima ratusan surat lamaran. Kamu harus bisa memberikan sesuatu yang unik sehingga memberikan kesan mendalam di mata perekrut.

Salah satunya dengan menyertakan portfolio berisikan karya kamu atau hal yang pernah kamu kerjakan.

Dear Hiring Manager at ParentTech Innovations,

My name is Adinda Pryanka and I’m writing this to express my strong interest in the Public Relations Specialist position at ParentTech Innovations, as advertised in LinkedIn.

With a proven background in crafting compelling press releases and a successful case study from my recent role, I am eager to contribute my strategic communication skills to elevate ParentTech Innovations' presence in the parenting technology sector.

I have attached a portfolio showcasing a sample press release for a hypothetical ABCTech Company initiative, providing insights into my approach in capturing attention and delivering key messages effectively. This example reflects my dedication to innovative storytelling and strategic communication.

Additionally, I would like to highlight a communication strategy I implemented at ABCTech Company. Recognizing the need to amplify our messaging, I developed and executed a targeted communication plan that successfully increased our social media engagement by 40% within three months. This strategy not only resonated with our audience but also resulted in heightened brand awareness and customer engagement.

I am excited about the prospect of applying these skills and experiences to ParentTech Innovations, a company I admire for its commitment to creating technology solutions that positively impact parenting aligns seamlessly with my own values of utilizing communication strategies to amplify meaningful initiatives.

Thank you for considering my application. I am enthusiastic about the chance to further discuss how I can contribute to overcoming challenges and drive success for ParentTech Innovation.

Sincerely,

Adinda Pryanka

Kalau cover lettermu sudah siap, kini saatnya untuk menyebarkannya di berbagai lowongan. Kamu dapat menemukan berbagai peluang kerja, mulai dari full time, part time hingga freelance di Epicareer.

Lowongan Kerja Butuh Cepat di Indonesia:

Credit Analyst | Business Consultant | Akuntan | Account Executive | Sales Engineer | Sales | Retail | Content Writer | Digital Marketing | Email Marketing Specialist | Marketing Communication | Media Planner | Call Center | Customer Support | Customer Care | IT Support | Cloud Engineer | Front End Developer | Back End Developer | Mobile Developer | Network Engineer | Technical Writer