Cara Follow Up Offering Pekerjaan (Beserta Contohnya)

Setelah perjalanan panjang mencari dan menjalani rangkaian proses rekrutmen, akhirnya perusahaan menyatakan bahwa kamu diterima.Selamat, ya!

Ada beberapa kejadian di mana kandidat sudah diterima, tapi dokumen offering resmi belum kunjung diterima. Padahal, dokumen tersebut adalah bukti yang perlu kamu pegang, lho.

Di artikel ini, kita akan membahas bersama cara untuk follow up ke hiring manager terkait dokumen offering.

Yuk, simak caranya berikut ini dan waktu yang tepat untuk follow up!

Baca Juga: 8 Tips Lulus Probation saat Jadi Karyawan Baru

Setelah kamu dinyatakan diterima kerja, hiring manager akan meminta beberapa dokumen penting guna membuat dokumen offering, seperti:

1. Slip gaji terakhir
2. KTP
3. List benefit di kantor sebelumnya
4. Kontak atasan dan rekan kerja untuk background check.

Biasanya ini memakan waktu satu hingga dua minggu. Lalu, kapan waktu yang tepat untuk follow up?

Dari awal, pastikan di akhir interview kamu menanyakan setiap proses rekrutmen dan memakan waktu berapa lama. Jika hiring manager memberitahu durasi proses pembuatan dokumen offering, ada baiknya kamu follow up setelah durasinya habis.

Misalnya, hiring manager membutuhkan waktu tujuh hari kerja. Lakukan follow up di hari ke delapan. Pertimbangkan juga akhir pekan atau libur nasional, ya.

Selain karena masalah administrasi, keputusan yang tidak kunjung datang juga bisa disebabkan dari masalah lain seperti:

1. Restrukturisasi perusahaan yang mengakibatkan PHK
2. Masalah budget
3. Lowongan yang kamu lamar adalah untuk menggantikan orang lain, tetapi orang tersebut tidak jadi resign, dll.

Masalah-masalah tersebut merupakan masalah yang di luar kuasa kita. Meski begitu, kamu tetap diperbolehkan melakukan follow up untuk mendapatkan kejelasan status lamaran kamu.

Artikel Terkait: Cara Memberitahu Hiring Manager Tentang Penawaran Kerja di Perusahaan Lain (Beserta Contoh)

Berikut adalah cara yang bisa kamu pakai saat membuat email follow up:

1. Sapa dan ucapkan terima kasih atas rangkaian proses rekrutmen

Sama seperti format email pada umumnya, sapa terlebih dulu hiring manager menggunakan namanya. Lanjutkan dengan ucapan terima kasihmu.

Mengungkapkan rasa terima kasih akan memberi kesan kepada hiring manager bahwa kamu menghargai proses interview yang panjang. Ini juga sebagai bentuk etika kesopanan.

Contoh:

Selamat siang, Bu Sumiyati.

Sebelumnya, saya mau mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti serangkaian proses rekrutmen, mulai dari screening hingga interview dengan beberapa orang penting di PT Maju Sejahtera.

Saya juga bersyukur atas keputusan PT Maju Sejahtera menerima saya untuk posisi Customer Experience Associate.

2. Tanyakan tentang proses offering

Setelah mengucapkan terima kasih, tanyakan tentang update proses rekrutmen kamu. Tawarkan juga bantuan yang bisa kamu lakukan agar proses rekrutmen bisa berjalan dengan lancar.

Contoh:

Terkait proses penerimaan tersebut, saya hendak melakukan follow up. Apakah ada update terbaru tentang dokumen offering yang sedang dikerjakan tim HR PT Maju Sejahtera?

Apabila ternyata ada beberapa informasi yang belum lengkap, Ibu bisa memberitahukan ke saya agar saya bisa segera menginfokannya lewat thread email ini.

3. Penutup

Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian mereka karena sudah menyempatkan membaca dan membalas email kamu. Jangan lupa beri salam hormat di akhir pesanmu.

Contoh:

Terima kasih atas perhatian dan waktunya.

Hormat saya,

Tania Putri

Agar kamu tetap menjaga profesionalitas dan kesan positif yang sudah kamu buat sejak awal proses rekrutmen, lakukan beberapa tips berikut ini:

Tetaplah sopan dan profesional

Komunikasi yang kamu lakukan bersama hiring manager secara langsung membuat kalian jadi dekat satu sama lain. Meski begitu, kamu tetap harus menjaga bahasa dan kesopanan.

Saat membuat email follow up, gunakan bahasa yang profesional dan tidak menyinggung perasaan hiring manager.

Tunjukkan rasa terima kasihmu

Kamu bisa sampai di posisi ini berkat bantuan hiring manager. Tak hanya saat melakukan follow up, selalu tunjukkan rasa terima kasihmu setiap kamu membalas update dari hiring manager, ya.

Pastikan pesan yang kamu mau sampaikan jelas

Jangan buat tulisan jadi berbelit-belit. Dikhawatirkan, pesan yang kamu mau sampaikan ke hiring manager tidak jelas dan malah hiring manager salah menangkap. Pesan yang jelas juga bisa membantu hiring manager membaca dengan cepat.

Jangan lupa review ulang email

Cek lagi email yang kamu buat. Pastikan tidak ada typo, penggunaan katanya sudah benar, penulisan nama yang tepat, dan pesan yang mau disampaikan jelas.

Ada baiknya juga kamu mengecek jenis font dan ukuran font yang dipakai. Font harus bisa membuat tulisan mudah dibaca oleh penerima.

Jangan stalking hiring manager

Jika kamu sudah melakukan follow-up maksimal dua kali dan tidak ada kabar, anggaplah bahwa kamu tidak lolos babak offering. Jangan lakukan follow up lagi.

Menurut The Balance, terus menerus melakukan follow up hingga stalking profil media sosial hiring manager bisa membuat dia melihatmu sebagai seseorang yang kurang profesional. Skenario terburuknya, kamu akan mendapatkan kesan buruk darinya dan berdampak ke lamaran-lamaran di perusahaan lain.

Tetap jaga profesionalitas

Sembari menunggu kabar offering, ternyata kamu mendapatkan offering dari tempat lain yang lebih cocok dengan tujuan kariermu. Saat kamu ingin menolak offering, sampaikan rasa terima kasihmu dan permintaan maaf atas penolakanmu tersebut.

Jelaskan alasan penolakanmu tersebut. Tetap jaga profesionalitas karena di masa depan kamu mungkin akan bertemu mereka lagi untuk bekerja sama.

Saat kamu menunggu dokumen offering datang, ada banyak kemungkinan yang terjadi, seperti mendapatkan offering dari perusahaan lain, mendapatkan sertifikasi baru yang bisa mempengaruhi keputusan angka offering, dan lainnya.

Jika hal ini terjadi padamu, kamu perlu menginfokan ke hiring manager secepatnya. Berikut adalah rekomendasi dari Career.io yang bisa kamu pakai.

Mendapatkan offering dari perusahaan lain

Melalui email follow up tersebut, tunjukkan bahwa kamu masih antusias untuk melakukan proses offering. Mintalah waktu tambahan dikarenakan untuk mempertimbangkannya dikarenakan ada offering dari perusahaan lain.

Artikel Terkait: 7 Tips Mengumumkan Posisi Kerja Baru di LinkedIn

Mendapatkan sertifikasi baru

Sertifikasi juga mempengaruhi keputusan angka gaji dan benefit, lho. Segera infokan hiring manager tentang sertifikasi barumu ini dengan mengatakan bahwa sertifikasi yang kamu selesaikan bisa menambah nilai dirimu di posisi yang kamu lamar.

Negosiasi gaji

Pastikan angka gaji yang kira-kira kamu akan terima sesuai dengan angka pasar. Lakukan negosiasi apabila diperlukan, ya. Gunakan alasan yang masuk akal dan sesuai dengan hasil riset yang kamu temukan.

Menolak offering

Infokan segera ke hiring manager tentang keputusanmu ini. Katakan juga bahwa kamu berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Kamu bebas ingin menyertakan alasannya atau tidak.

1. Meminta update tentang dokumen offering

Kepada Yth. Kak Sumi (Hiring Manager Blanket.co),

Apa kabar, Kak Sumi? Semoga Kak Sumi selalu dalam keadaan sehat, ya.

Saya mau mengucapkan banyak terima kasih atas serangkaian proses rekrutmen yang sudah kita jalani bersama. Kak Sumi sangat baik dalam memfasilitasi saya untuk mengenal Blanket.co lebih baik dan akhirnya Blanket.co bersedia menerima saya sebagai karyawan tetap.

Melalui email ini, saya hendak melakukan follow up terkait dokumen offering yang sebelumnya kita diskusikan. Apakah sudah ada update terbaru mengenai hal ini?

Saya ingin mempelajari dokumen tersebut lebih lanjut sebelum saya bekerja di Blanket.co. Selain itu, saya membutuhkannya sebagai bukti status pekerjaan saya.

Jika ada kendala terkait dokumentasi yang kurang atau hal lainnya, Kak Sumi bisa memberi kabar ke saya tentang apa yang bisa saya bantu agar proses offering ini berjalan lancar tanpa kendala.

Terima kasih atas perhatiannya dan waktunya. Saya tunggu kabar baiknya.

Salam hangat,

Michelle Hartono

2. Menolak offering

Selamat pagi, Pak Budi (Hiring Manager Pablo).

Terima kasih atas kesempatan yang Pak Budi berikan untuk saya bisa menjalankan rangkaian rekrutmen untuk posisi Software Engineer di Pablo. Saya sangat senang bisa berdiskusi dengan Pak Budi dan para pemimpin Pablo, serta keputusan segenap tim untuk memproses lamaran saya ke babak offering.

Lewat email ini, saya hendak memberikan kabar terkait rencana karier saya. Setelah melalui banyak pertimbangan, saya memutuskan untuk tidak melajutkan proses offering di Pablo.

Perlu diketahui bahwa keputusan yang saya ambil ini cukup berat bagi saya. Alasan di baliknya adalah karena adanya proyek lain yang perlu saya selesaikan dalam jangka waktu yang lama. Jika saya mengerjakan proyek ini bersamaan dengan bekerja secara full time di Pablo, saya kurang yakin bisa memberikan performa terbaik saya di Pablo dan malah merugikan Pablo.

Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya untuk ketidaknyamanan ini. Terlepas dari keputusan saya, saya sangat amat senang bisa mengenal dan berbicara dengan orang-orang penting di Pablo.

Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan mohon maaf atas keputusan saya. Saya harap Pak Budi dan tim dapat memahami keputusan saya ini.

Tetap keep in touch ya, Pak.

Hormat saya,

Hans George

3. Mendapatkan offering dari tempat lain

Selamat sore, Bu Arvi.

Terima kasih atas kesempatan yang Ibu berikan bagi saya untuk bisa mengikuti rangkaian rekrutmen untuk posisi Quality Control Assitant di One. Saya juga sangat bersyukur atas keputusan Bu Arvi dan tim untuk melajutkan lamaran saya ke proses offering.

Mengenai hal tersebut, saya ingin memberitahukan bahwa saya tidak bisa melanjutkan proses offering karena saya telah menerima tawaran dari tempat lain yang lebih sejalan dengan tujuan karier dan visi saya. Keputusan ini sudah saya pertimbangkan secara matang.

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Semoga Bu Arvi dan tim bisa memahami keputusan saya. Saya sangat menghargai waktu dan perhatian Bu Arvi selama proses ini.

Semoga kita bisa bekerja sama di lain waktu. Tetap keep in touch ya, Bu.

Terima kasih atas perhatian dan waktunya.

Hormat saya,

Ricky Martin

Mungkin Kamu Ingin Baca: Tips Negosiasi Kerja sebagai Freelancer

Follow up tentang update proses lamaran kerjamu bukan hal yang aneh karena sebagai kandidat, kamu juga perlu mendapatkan kejelasan. Meski begitu, kamu tetap harus memperhatikan waktu yang tepat untuk follow up, ya. Semoga artikel ini membantu kamu!

Cek tips tentang pengembangan karier lainnya dari Epicareer.

Lowongan kerja (dibutuhkan segera ) di Indonesia:

Credit Analyst | Business Consultant | Akuntan | Account Executive | Sales Engineer | Sales | Retail | Content Writer | Digital Marketing | Email Marketing Specialist | Marketing Communication | Media Planner | Call Center | Customer Support | Customer Care | IT Support | Cloud Engineer | Front End Developer | Back End Developer | Mobile Developer | Network Engineer | Technical Writer