Cara Membuat Surat Kenaikan Gaji (Dengan Contoh)

Ada beberapa kondisi di mana kamu bisa meminta kenaikan gaji. Pertama, saat performance review. Kedua, di luar performance review. Biasanya di awal atau akhir tahun menjelang rencana budgeting dan hiring untuk tahun selanjutnya.

Pada performance review, kamu akan mendapatkan kenaikan jabatan dan gaji berdasarkan performamu. Apa yang harus dilakukan jika performa sudah baik tapi gaji tidak kunjung naik? Kamu bisa mengajukan permintaan naik gaji. Hal ini sama juga dengan kondisi kedua. Kamu perlu bernegosiasi dengan atasanmu terkait kenaikan gaji.

Hal ini wajar dilakukan di dunia kerja, lho. Data dari Payscale’s Salary Negotiation Guide menunjukkan bahwa hampir setengah dari respondennya (43%) pernah negosiasi gaji.

Negosiasi kenaikan gaji bisa dilakukan melalui surat tertulis dan diskusi. Lalu, apa saja yang harus diperhatikan saat membuat surat tersebut? Elemen pendukung apa saja yang bisa saya ikutsertakan?

Simak bacaannya di bawah ini.

Pada dasarnya, negosiasi kenaikan gaji perlu diawali dengan surat yang berisi detail alasan mengapa kamu layak mendapatkannya. Selanjutnya, diskusi dilakukan lewat tatap muka, dicatat dalam bentuk notulen, dan dibagikan ke pihak yang berkaitan seperti atasan dan HRD.

Berbeda jika kamu dihubungi langsung HRD melalui telepon atau tatap muka untuk negosiasi gaji.

Membuat surat di awal akan memberikan gambaran kepada atasan dan HRD tentang dirimu. Selain itu, adanya surat dan percakapan lewat email menciptakan sebuah rekam jejak yang jelas antar kamu, atasan, dan perusahaan.

Jika ada update terkait hal tersebut atau ada masalah yang terjadi, surat yang biasanya disertakan dalam email bisa jadi referensi utama.

Saat bernegosiasi, kamu perlu menemukan alasan kuat mengapa kamu layak untuk mendapatkan kenaikan gaji. Alasan tersebut bisa kamu masukkan ke dalam surat.

Kamu mendapatkan peran kerja yang lebih senior

Seiring berjalannya waktu, tanpa sadar kamu sudah menguasai pekerjaanmu, bahkan kamu dipercaya mendapatkan proyek-proyek yang membutuhkan kemampuan seorang karyawan senior.

Kamu mengerjakan pekerjaan tambahan yang membuat workload membeludak

Karena satu dan lain hal, kamu mendapatkan tambahan pekerjaan yang mungkin tidak sesuai dengan kesepakatan di awal. Selain itu, pekerjaan tambahan ini membuat kamu memiliki peran lebih penting di perusahaan.

Kamu berhasil menciptakan sesuatu yang bisa membantu keuangan perusahaan

Berhasil meraih prestasi seperti merilis produk yang penjualannya tinggi, membuat SOP yang membuat proses pembuatan sesuatu jadi lebih singkat dan hemat, dan prestasi-prestasi lainnya yang berkontribusi bagi perusahaan bisa kamu jadikan alasan.

Hal ini dikarenakan peranmu semakin penting dan kenaikan gaji adalah sebuah bentuk apresiasi perusahaan.

Seperti yang sudah dikatakan di awal, biasanya kenaikan gaji ada di momen performance review. Di samping itu, ada beberapa kondisi yang bisa kamu pertimbangkan juga, seperti:

• Finansial perusahaan yang sedang dalam kondisi sehat
• Akhir kontrak kerja
• Setelah menyelesaikan proyek besar dan berhasil
• Sudah lama tidak mendapatkan kenaikan gaji

1. Lakukan riset tren gaji

Cari di internet tentang hasil riset gaji untuk posisi pekerjaanmu. Jangan mengacu pada satu sumber riset, minimal tiga sumber.

Dari hasil riset tersebut, cari rata-ratanya dan coba cocokkan dengan gajimu yang sekarang. Jika masih jauh di bawah rata-rata, hasil riset ini bisa jadi data pendukung.

2. Tulis tanggal dan alamat pembuatan surat

Tanggal dan alamat bisa kamu taruh di kiri atas surat. Dua hal ini sebagai penanda kapan dan di mana surat dibuat.

3. Sertakan nama penerima surat

Pastikan bahwa surat yang kamu buat bersifat personal alias ditujukan ke spesifik orang, yang adalah atasanmu. Nama atasan tidak boleh typo dan jangan sampai salah ketik jabatannya.

4. Tulis paragraf pembuka dengan bahasa yang profesional

Pada paragraf pembuka, ungkapkan maksud dan niatmu membuat surat tersebut secara gamblang agar pembaca langsung memahaminya.

5. Jelaskan pencapaianmu dan alasan lainnya

Ceritakan alasan yang bisa mendukung permintaanmu ini. Bisa dari pencapaian kerja, lama bekerja, tambahan pekerjaan, dan lainnya.

Jika kamu menceritakan tentang prestasimu, tulis dalam bentuk angka agar bisa lebih terukur. Untuk tambahan workload yang tidak sesuai dengan kesepakatan di awal, buatlah komparasi workload dari kamu awal masuk sampai sekarang.

6. Tulis juga ekspektasi kenaikan gaji yang diharapkan

Setelah menjelaskan alasan, cantumkan ekspektasi kenaikan gajimu. Buatlah dalam bentuk kisaran dan bukan spesifik angka. Hal ini akan memberikan atasan dan HRD untuk lebih mudah memutuskan angka kenaikan yang sesuai.

7. Jangan lupa ucapkan terima kasih

Tutup dengan mengungkapkan komitmenmu terhadap perusahaan. Lalu dilanjutkan dengan ucapan terima kasih atas dukungan atasanmu dan pertimbangannya.

Ajak atasan juga untuk berdiskusi jika memang ada diskusi tambahan yang perlu atasan dan HRD lakukan.

8. Cek ulang sebelum dikirim

Pastikan bahwa tulisanmu tidak ada typo atau salah penyebutan nama atasan. Angka-angka keberhasilan pekerjaanmu juga harus benar. Jika ada kalimat yang kurang efektif alias berbelit-belit, ubahlah jadi kalimat yang mudah dipahami.

Hindari hal-hal ini saat menulis surat kenaikan gaji agar kamu tetap dipandang sebagi seseorang yang profesional dan beretika:

• Berkeluh kesah tentang pekerjaan
• Menjelaskan apa yang akan kamu lakukan dengan uang kenaikan gajimu
• Bahasa yang terlalu emosional
• Mengancam (misalnya, kalau tidak dapat kenaikan gaji, saya akan mengundurkan diri)
• Membandingkan gajimu dengan gaji karyawan lain

Contoh #1 surat kenaikan gaji

Jakarta, 25 Maret 2024

Kepada Yth. Rizki Kusuma

Head of Product Paperly.id

Salam sejahtera bagi kita semua

Melalui surat ini, saya, Dewi Tri, ingin mengajukan permohonan kenaikan gaji sebagai Senior Product Manager. Sebagai kepala tim, saya memahami bahwa keputusan ini memerlukan pertimbangan yang matang. Oleh karena itu, dengan penuh hormat, saya ingin menyampaikan beberapa alasan mengenai permintaan kenaikan gaji saya.

1. Meningkatkan pendapatan produk yang saya kelola melalui implementasi strategi baru sebesar 20% dalam enam bulan terakhir.
2. Memimpin tim kecil yang berisi dua orang Product Manager Associate dengan efektif, terbukti dari peningkatan produktivitas tim sebesar 30% dalam hal penyelesaian proyek-proyek sesuai deadline yang diberikan.
3. Aktif terlibat dalam proses inovasi produk dengan memperkenalkan dua fitur baru yang mendapat sambutan baik dari pelanggan. Lewat dua fitur ini, kepuasan pelanggan jadi meningkatkan sebesar 25% berdasarkan survei kepuasan pelanggan terbaru.

Dengan demikian, berdasarkan prestasi yang telah saya capai, saya yakin bahwa permintaan kenaikan gaji ini merupakan langkah yang tepat dan adil. Kisaran kenaikan gaji yang saya ekspektasikan antara 4-5%.

Saya berkomitmen untuk terus memberikan kontribusi terbaik bagi kesuksesan perusahaan kita. Terima kasih atas perhatian Pak Rizki dalam mempertimbangkan permohonan ini. Saya siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai hal ini.

Hormat saya,

Dewi Tri

Senior Product Manager Paperly

Contoh #2 surat kenaikan gaji

Denpasar, 3 Mei 2024

Kepada Yth. Ibu Puspita

Business Development Manager Foldinc

Dengan hormat,

Saya, Arif selaku Business Development Associate Foldinc di bawah naungan Bu Puspita, dengan penuh hormat ingin mengajukan permohonan kenaikan gaji. Keputusan yang akan Ibu buat nantinya pasti membutuhkan waktu dan pertimbangan, maka dari itu saya menyertakan alasan yang kuat yang bisa membantu Bu Puspita.

1. Berkontribusi terhadap peningkatan pendapatan perusahaan sebesar 25% lewat strategi penjualan yang saya rancang dan implementasikan.
2. Mendapatkan 15 klien baru dalam enam bulan terakhir dan berdampak pada banyaknya proyek yang dikerjakan dan meningkatkan potensi pendapatan di masa depan.
3. Mencapai target penjualan yang ditetapkan perusahaan sebesar 110% selama periode tahun lalu. Hal ini menunjukkan komitmen saya untuk memberikan yang terbaik dalam mencapai tujuan perusahaan.

Selain itu, saya juga ingin memberikan data pendukung berupa referensi tren gaji di industri ini. Berdasarkan survei terbaru, rata-rata kenaikan gaji untuk posisi Business Development Associate adalah sekitar 10-15% setiap tahunnya. Dengan mempertimbangkan prestasi dan kontribusi saya, saya yakin bahwa permintaan kenaikan gaji saya sesuai dengan standar industri.

Saya ingin terus berkontribusi terhadap bisnis Foldinc karena sejalan dengan apa yang menjadi prinsip saya. Saya berharap permohonan kenaikan gaji ini dapat dipertimbangkan dengan baik. Saya siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai hal ini.

Terima kasih atas perhatian dan dukungannya.

Hormat saya,

Arif

Business Development Associate Foldinc

Contoh #3 surat kenaikan gaji

Bandung, 5 Desember 2024

Kepada Yth. Ibu Dara

Marketing Communication Manager The Gram

Salam sejahtera,

Melalui surat ini, saya ingin mengajukan permohonan kenaikan gaji sebagai Social Media Specialist. Selama bekerja kurang lebih enam tahun, saya terus konsisten memberikan performa terbaik saya untuk kelancaran komunikasi media sosial The Gram yang terlampir berikut ini:

1. Berhasil mendapatkan tiga proyek besar dengan klien-klien yang memiliki reputasi tinggi di industri, yaitu Unilaivar, Jaringflix, dan Warned Robs. Proyek ini secara langsung meningkatkan citra perusahaan dan memberikan dampak positif pada pendapatan.
2. Meningkatkan engagement sebesar 40% dalam enam bulan terakhir. Hal ini menunjukkan keberhasilan saya dalam menciptakan konten yang relevan dan menarik bagi audiens The Gram.
3. Mengusulkan kampanye influencer marketing dan penggunaan platform baru untuk meningkatkan brand awareness The Gram. Hasilnya, The Gram berhasil meningkatkan jumlah followers di Instagram sebesar 50% dalam setahun terakhir.

Saya percaya dari beberapa pencapaian ini, permohonan kenaikan gaji saya merupakan langkah yang wajar dan adil. Ekspektasi kenaikan gaji yang saya harapkan berkisar di 5-8%.

Saya berkomitmen untuk terus memberikan kontribusi terbaik bagi The Gram dan siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai hal ini.

Terima kasih atas dukungan dan bimbingan Bu Dara selama ini. Saya menantikan tanggapan positif dari Bu Dara.

Hormat saya,

Putri

Social Media Specialist The Gram

Pada intinya, pastikan bahwa sebelum kamu membuat surat kenaikan gaji, atasanmu sudah tahu niatmu ini dan direstui oleh beliau. Surat yang dibuat pun sebaiknya sesuai dengan kesepakatan kalian. Selamat mencoba dan good luck!

Lowongan kerja terpopuler di Indonesia:

Digital Marketing Specialist | Graphic Designer | Content Creator | PPC Specialist | SEO Specialist | UI/UX Designer | Social Media Specialist | Accountant | Auditor | Data Analyst | Software Developer | IT Project Manager | Product Manager | Virtual Assistant | Business Development