Cara Membuat Surat Lamaran Kerja yang Singkat dan Efektif

Ketika kamu ingin mendapatkan pekerjaan impian, cover letter bisa jadi ‘senjata’ yang kuat untuk kamu. Cover letter yang ditulis dengan baik, nggak sekadar mengulang resume, akan membuat kamu mendapat nilai tambah di mata perekrut.

Hal ini dikuatkan data dari artikel Forbes yang mengutip publikasi Business and Professional Communication Quarterly. Menurut data tersebut, sebanyak 56 persen pengusaha lebih memilih kandidat yang menyertakan cover letter.

Menurut banyak recruiter, cover letter merupakan faktor penting dalam keputusan perekrutan. Berdasarkan data statistik dari Resume Now, 45 persen recruiter mengatakan bahwa nggak menyertakan cover letter sering menjadi alasan lamaran kerja seseorang ditolak.

Para hiring manager mengatakan, cover letter membuat mereka lebih memperhatikan lamaran seorang kandidat. Seperti dikutip dari Resume Lab, 36 persen dari mereka membaca cover letter sebelum melihat resume.

Jadi, sebaiknya kamu membuat cover letter, meski nggak diminta karena akan membuat kamu lebih berkesan di mata perekrut. Pastikan dokumen yang kamu buat berkualitas. Jangan asal buat, karena surat dengan kualitas rendah justru lebih buruk dibandingkan nggak menulis sama sekali.

Sebelum jauh lebih dalam membahas cover letter, kamu perlu memahami definisinya terlebih dahulu. Cover letter merupakan dokumen satu halaman yang kamu kirimkan bersama dengan resume kamu saat melamar kerja. Isinya, informasi tambahan mengenai skill dan pengalaman terkait dengan pekerjaan yang kamu inginkan.

Cover letter jadi kesempatan kamu untuk menceritakan tentang siapa kamu, apa yang bisa kamu berikan dan mengapa kamu paling cocok untuk pekerjaan tersebut.

Biasanya, cover letter berisikan tiga hingga empat paragraf pendek. Beberapa orang mungkin berasumsi bahwa semakin panjang cover letter, maka semakin berguna. Tapi, belum tentu demikian. Surat yang pendek dan komprehensif justru bisa membantu calon atasan kamu mengenal kamu dengan lebih cepat dan efektif.

Cover letter yang singkat biasanya berisikan kurang dari 325 kata dan bisa sesingkat 150 kata. Dengan template ini, kamu bisa memberikan pengenalan singkat dan to the point untuk langsung memamerkan skill kamu.

Memang nggak mudah untuk memamerkan skill kamu, namun dalam jumlah kalimat yang terbatas. Tapi, usaha yang kamu keluarkan untuk meringkasnya akan sepadan dengan hasilnya. Agar lebih semangat dalam membuat cover letter singkat, coba kamu lihat beberapa keuntungannya:

Menarik perhatian

Format singkat memungkinkan kamu fokus untuk menekankan pada skill khusus yang relevan dengan posisi yang kamu lamar. Dengan begitu, surat kamu akan lebih menarik perhatian pembacanya.

Fokus ke poin utama

Mengingat ruang yang kamu punya di cover letter terbatas, kamu berarti perlu menyeleksi poin-poin terpenting. Artinya, kamu bisa menyesuaikan skill kamu secara langsung dengan persyaratan di lowongan kerja. Dampaknya, hiring manager akan semakin mudah untuk melihat value kamu.

Mudah dibaca

Cover letter singkat lebih mudah dibaca dan di-scan. Perekrut akan cenderung membaca keseluruhan dokumen, memastikan mereka nggak melewatkan skill atau kualifikasi utama kamu.

‘Ramah’ di HP

Di era digital sekarang, perekrut sering kali membaca dokumen dari handphone. Cover letter yang singkat akan lebih mudah dibaca dan dicerna di layar kecil, sehingga lebih nyaman bagi para perekrut yang sibuk saat harus bepergian.

Mudah di-custom

Sangat penting bagi kamu untuk menyesuaikan cover letter di setiap lamaran kerja. Cover letter yang singkat akan menyederhanakan proses ini karena kamu nggak perlu melakukan perubahan besar. Kamu jadi lebih mudah dan efektif dalam menyesuaikan apa yang ingin kamu sampaikan dengan kebutuhan pekerjaan.

To the point

Cover letter singkat memungkinkan kamu untuk berterus terang dan hanya fokus pada skill, pencapaian dan alasan mengapa kamu adalah kandidat terbaik. Pendekatan yang direct membuat resume kamu terlihat lebih kuat karena menampilkan kualifikasi kamu secara ringkas dan efektif.

Do’s

Kamu bisa lakukan poin-poin ini saat menulis cover letter singkat:

• Buat surat yang personalized. Jika bisa, tujukan langsung ke hiring manager ato manajer HRD perusahaan yang kamu tuju. Dengan personalisasi surat, kamu bisa menunjukkan bahwa kamu sudah meluangkan waktu untuk meneliti perusahaan tersebut.
• Tuliskan secara ringkas dan to the point. Usahakan kamu menulis tiga hingga empat paragraf saja.
• Fokus pada skill utama dan pengalaman paling relevan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
• Tunjukkan kalau kamu antusias dan minat terhadap posisi dan perusahaan incaran kamu.
• Periksa kembali ejaan maupun tata bahasa cover letter kamu untuk memastikan nggak ada kesalahan yang bisa membuat ‘nilai’ kamu turun di mata perusahaan.
• Sertakan informasi kontak di cover letter.

Don’ts

Sebaliknya, jangan sampai kamu melakukan kesalahan-kesalahan ini:

• Cover letter bukanlah resume atau CV, melainkan pelengkapnya. Oleh karena itu, jangan mengulang isi dua dokumen tersebut. Tuliskan konteks dan highlight pencapaian kamu yang paling relevan..
• Jangan menggunakan kata-kata klise. Frasa seperti “I’m passionate about” (saya sangat menyukai) atau “I’m a hard worker” (saya pekerja keras) kurang terdengar tulus. Gunakan contoh yang spesifik.
• Hindari penggunaan bahasa terlalu formal, terutama jika kamu mengincar posisi di start up maupun perusahaan dengan kultur kasual. Cover letter kamu harus terdengar natural dan menarik dengan tetap menjaga profesionalisme.
• Jangan fokus ke ekspektasi kamu terhadap perusahaan. Sebaliknya, tekankan pada apa saja yang bisa kamu berikan kepada perusahaan.

Cover letter yang ditulis dengan baik bisa meningkatkan kemungkinan kamu diterima bekerja. Ada beberapa tips penting yang bisa membantu kamu untuk menuliskan cover letter yang singkat dan efektif:

1. Gunakan pointer untuk highlight kualifikasi

Pointer atau bullet point merupakan cara terbaik yang bisa kamu gunakan agar hiring manager bisa langsung ‘menangkap’ skill utama kamu dengan cepat. Pointer membuat cover letter kamu lebih mudah dibaca, sehingga siapapun yang membacanya bisa segera paham kenapa kamu cocok untuk role yang kamu lamar.

Contohnya:

Skill komunikasi yang kuat: berhasil mengelola komunikasi internal dan siaran pers di ABCompany

Pengalaman manajemen proyek: memimpin tim beranggotakan lima orang dalam sebuah project sales yang meningkatkan penjualan sebesar 20 persen.

2. Cover letter berbeda untuk setiap lamaran kerja

Hindari menulis cover letter yang terlalu generic atau umum. Sesuaikan surat kamu untuk setiap pekerjaan yang dilamar. Caranya, sebutkan nama perusahaan yang kamu tuju serta highlight skill maupun pengalaman yang memang sesuai dengan deskripsi pekerjaan.

Cara ini menunjukkan kepada hiring manager bahwa kamu telah melakukan riset dan benar-benar tertarik dengan posisi yang kamu lamar.

3. Jelas dan ringkas

Cover letter sebaiknya ditulis maksimal satu halaman, lebih baik jika bisa kurang dari itu. Usahakan kamu bisa membuat 3-4 paragraf yang secara jelas menyampaikan kualifikasi dan antusiasme kamu terhadap pekerjaan. Pastikan juga kamu menggunakan bahasa yang sederhana dan lugas untuk menyampaikan maksud kamu membuat surat tersebut.

Untuk membantu kamu menulis cover letter, berikut template yang bisa kamu gunakan. Kamu dapat menyesuaikan kembali dengan karakter perusahaan dan role yang kamu inginkan.

1. Header

Agar lebih personal, kamu bisa menuliskan nama hiring manager. Kamu dapat mencari tahunya dengan mengeksplorasi halaman LinkedIn perusahaan. Terkadang, di beberapa postingan lowongan kerja, dituliskan juga nama penanggung jawab proses rekrutmen.

Template:

[Nama Hiring Manager/ PIC proses rekrutmen]

[Alamat perusahaan]

[Email Hiring Manager/ PIC proses rekrutmen]

2. Sapaan

Kamu bisa mengawali cover letter dengan menyapa hiring manager. Kamu dapat menggunakan template: “Dear [Nama Hiring Manager/ PIC proses rekrutmen]” sebelum paragraf pembuka.

3. Perkenalan diri

Kenalkan diri kamu secara singkat dan ketertarikan kamu terhadap perusahaan maupun posisi yang kamu incar. Tuliskan poin-poin ini di dua baris pertama. Contohnya:

I am Adinda Pryanka, a communications professional with over eight years of experience in journalism and public relations. I am excited to apply for the Communication Officer position at CompanyABC, as I am deeply passionate about fostering social change and community building through effective communication strategies.

4. Perjalanan karier dan pencapaian secara singkat

Kenalkan diri kamu secara singkat dan ketertarikan kamu terhadap perusahaan maupun posisi yang kamu lamar. Misalnya:

With over eight years of experience in communications, I have honed my skills in journalism and public relations. My qualifications include:

• Published over 100 articles that increased website traffic by 30% and engaged a broader audience on economic issues when I worked as a economic reporter at XNewspaper.

• As a Head of External Relations at BStartup, I successfully managed media inquiries and coordinated press releases that enhanced the company's public image.

5. Value dan tujuan

Kenalkan diri kamu secara singkat dan ketertarikan kamu terhadap perusahaan maupun posisi yang kamu lamar. Sebagai contoh:

I am particularly drawn to CompanyABC because of your commitment to empowering communities and driving social change. I am dedicated to creating impactful communication strategies that not only inform but also inspire action. By leveraging my experience and skills, I aim to contribute to your company's goals of fostering a more equitable and just society.

6. Akhiri dengan CTA (Call to Action)

Tutup cover letter dengan Call to Action (CTA). Isinya, kamu mengajak hiring manager atau pihak yang bertanggung jawab terhadap lowongan kerja tersebut untuk berdiskusi lebih lanjut tentang gimana kamu bisa berkontribusi terhadap perusahaan. Kamu bisa menggunakan template ini:

I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experiences align with CompanyABC's needs. Thank you for considering my application and I look forward to the possibility of contributing to your team.

Best regards,

Adinda

Kesalahan kecil bisa menurunkan kualitas cover letter kamu. Beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat kamu membuat cover letter:

1. Nggak menggunakan white space

White space atau spasi antar paragraf sangat penting agar surat kamu bisa lebih mudah dibaca dan dipahami. Cover letter yang terlihat berantakan dan padat mengurangi daya tarik bagi siapapun yang membacanya. Untuk menghindari hal ini:

• Pecah paragraf. Buatlah surat dalam bentuk paragraf-paragraf pendek untuk membuat surat kamu lebih mudah dibaca.

• Gunakan bullet points atau pointer. Highlight kualifikasi dan pencapaian kamu dengan bullet points agar lebih jelas.

• Margin dan spasi. Pastikan kamu menggunakan margin dan spasi yang sesuai agar surat kamu punya ‘ruang untuk bernafas’.

2. Menyertakan informasi nggak relevan

Isi cover letter harus disesuaikan dengan pekerjaan yang kamu lamar. Menyertakan informasi yang nggak relevan bisa membuat pesan kamu nggak tersampaikan ke pembaca. Atau, bahkan, hiring manager bisa menganggap kamu belum membaca deskripsi pekerjaan dengan cermat.

Supaya tulisan kamu tetap stay on track:

• Relevan. Sebaiknya, kamu hanya menyebutkan pengalaman dan skill yang relevan secara langsung dengan pekerjaan.

• Customize konten. Sesuaikan setiap cover letter yang kamu buat untuk highlight bagaimana background kamu cocok dengan persyaratan pekerjaan.

3. Nggak mengecek kembali sebelum dikirim

Cover letter yang punya kesalahan ejaan atau tata bahasa dapat menciptakan kesan buruk. Untuk memastikan surat kamu bebas dari kesalahan, kamu perlu:

• Mengoreksi secara menyeluruh. Baca cover letter kamu beberapa kali untuk memastikan nggak ada kesalahan apapun di dalamnya.
• Gunakan tools. Manfaatkan website ataupun alat yang bisa memeriksa ejaan (spell checkers) dan tata bahasa (grammar checkers). Cara lain, mintalah ke teman atau kolega kamu untuk review cover letter kamu. Mungkin saja, kamu bisa dapat perspektif baru dari mereka.

4. Membuat cover letter yang terlalu umum

Cover letter yang generic atau umum akan jauh dari kesan personal dan detail spesifik yang bisa menarik perhatian perusahaan. Hindari mengirimkan surat yang sama untuk setiap lamaran pekerjaan dan lakukan tips ini:

• Personalisasi sapaan. Sapa hiring manager dengan menyebutkan namanya, jika memungkinkan.

• Sesuaikan konten. Sebutkan nama perusahaan dan detail spesifik tentang pekerjaan yang membuat kamu tertarik untuk bergabung.
• Tunjukkan antusiasme. Ekspresikan minat tulus kamu terhadap role dan perusahaan.

Cover letter untuk kamu yang baru saja lulus sekolah/ kuliah

Sebagai fresh graduate, kamu bisa fokus untuk memperkenalkan diri kamu secara singkat dan gelar terakhir kamu di cover letter. Sebutkan juga posisi spesifik yang kamu lamar dan di mana kamu mendapatkan informasi lowongan pekerjaan. Highlight kegiatan magang, externship, project akademik dan skill yang relevan dengan pekerjaan yang kamu lamar.

Contohnya:

Mr. Ryan

Company ABC

Jakarta

Dear Mr. Ryan,

I am writing to express my interest in the Marketing Assistant position at Company ABC as advertised on Linkedin. I recently graduated with a degree in Marketing from Universitas XYZ and am eager to apply my knowledge and skills in a dynamic like yours.

During my time at university, I completed several projects that honed my abilities in market research, digital marketing, and content creation. For example, I:

• Conducted a comprehensive market analysis for a local business, which resulted in a 15% increase in their social media engagement.
• Managed a student-led social media campaign that successfully increased event attendance by 20%.
• Interned at SocialMediaAgency, where I assisted in developing and executing marketing strategies that boosted website traffic by 25%.

I am particularly drawn to Company ABC because of your innovative approach to marketing and commitment to creating impactful campaigns. I am confident that my academic background and hands-on experience will allow me to contribute effectively to your team.

I look forward to the opportunity to discuss how my skills and enthusiasm can benefit your company. Thank you for considering my application.

Sincerely,

Adinda

Cover letter untuk perusahaan idaman kamu, namun belum ada lowongan pekerjaan

Kamu nggak harus menunggu lowongan pekerjaan jika ingin mengirimkan cover letter. Mungkin saja, kamu bisa menarik perhatian hiring manager atau direksi di perusahaan incaran kamu dengan mengirimkan surat lamaran terlebih dahulu.

Saat mau menulis cover letter yang nggak mengumumkan lowongan pekerjaan, fokus untuk menyampaikan rasa minat kamu terhadap perusahaan tersebut. Highlight secara singkat mengenai pengalaman dan pencapaian kamu yang relevan. Jelaskan juga bagaimana skill kamu selaras dengan value dan tujuan perusahaan.

Misalnya:

Mr. Ryan

Company ABC

Jakarta

Dear Mr. Ryan,

I am reaching out to express my interest in any upcoming opportunities at CompanyABC. As an experienced communications professional with a strong background in public relations and media relations, I am excited about the possibility of contributing to your esteemed organization.

In my previous role as Public Relations Lead at 123Company, I successfully:

• Managed media inquiries and coordinated press releases that enhanced the company's public image.
• Led multiple PR campaigns that resulted in a 25% increase in client engagement and media coverage.
• Developed and maintained strong relationships with key media contacts, resulting in increased positive media exposure.

I am particularly impressed by CompanyABC's innovative approach and commitment to excellence in environmental communications. I am confident that my skills and experiences align well with your company’s values and goals, and I am eager to bring my expertise to your team.

I would welcome the opportunity to discuss how I can contribute to your company and look forward to any potential openings that may arise. Thank you for considering my inquiry.

Sincerely,

Adinda

Cover letter lainnya

Mr. Ryan

Company ABC

Jakarta

Dear Mr. Ryan,

I am reaching out to express my interest in any upcoming opportunities at CompanyABC. With over eight years of experience in journalism, public relations, and external communications, I am confident in my ability to contribute effectively to your team.

Throughout my career, I have:

• Managed media inquiries and coordinated press releases that enhanced the company's public image.
• Led multiple PR campaigns that resulted in a 25% increase in client engagement and media coverage.
• Developed and maintained strong relationships with key media contacts, resulting in increased positive media exposure.

I am particularly impressed by CompanyABC's innovative approach and commitment to excellence in environmental communications. I am confident that my skills and experiences align well with your company’s values and goals, and I am eager to bring my expertise to your team.

I would be delighted to discuss how my background and abilities align with the needs of your team. Thank you for considering my application.

Sincerely,

Adinda

Kamu dapat menemukan berbagai peluang kerja, mulai dari full time, part time hingga freelance di Epicareer.

Lowongan Kerja Butuh Cepat di Indonesia:

Credit Analyst | Business Consultant | Akuntan | Account Executive | Sales Engineer | Sales | Retail | Content Writer | Digital Marketing | Email Marketing Specialist | Marketing Communication | Media Planner | Call Center | Customer Support | Customer Care | IT Support | Cloud Engineer | Front End Developer | Back End Developer | Mobile Developer | Network Engineer | Technical Writer