Tips Menulis Surat Rekomendasi untuk Rekan Kerja

Pernahkah kamu diminta membuat surat rekomendasi untuk rekan kerja? Kalau iya, mungkin kamu bertanya-tanya apa saja yang harus kamu sampaikan untuk membantu mereka.

Apalagi jika orang tersebut bukanlah kolega yang melaporkan pekerjaannya secara langsung ke kamu. Kamu nggak pernah bertanggung jawab untuk objectives mereka maupun mereview performance tahunan mereka.

Lalu, gimana sih caranya kamu bisa membantu rekan kerjamu untuk mencapai tujuan mereka?

▶ Baca Juga: Kapan Harus Career Switch? Pahami Persiapan dan Pertimbangan Penting Ini!

First thing first, kamu perlu memahami terlebih dahulu definisi surat rekomendasi kerja.

Surat ini merupakan dokumen yang ditulis untuk mendukung kualifikasi seseorang dalam mencari pekerjaan atau keperluan akademik. Ketika seorang kolega meminta kamu membuatkannya surat rekomendasi, besar kemungkinan mereka ingin menemukan pekerjaan di perusahaan lain atau opsi lain, promosi internal.

Surat rekomendasi kerja biasanya dibuat oleh mantan atasan, profesor, kolega atau klien yang mengenal orang tersebut secara profesional. Dokumen ini biasanya diminta sebelum atau setelah wawancara kerja, tergantung kebijakan perusahaan atau institusi yang bersangkutan.

Ada empat situasi umum di mana seseorang membutuhkan surat rekomendasi kerja:

• Ketika melamar pekerjaan baru atau promosi internal

• Untuk melamar program akademik, seperti gelar sarjana atau pascasarjana,

• Dalam konteks bisnis, untuk membangun kepercayaan dan kredibilitas serta mencari partnership atau kontrak,

• Saat apply program volunteer atau magang, di mana dokumen digunakan untuk menilai karakter dan kesesuaian pelamar dengan role yang diinginkan.

Membuat surat rekomendasi kerja untuk rekan kerja merupakan cara efektif untuk mendukung perkembangan karier mereka. Di sisi lain, cara ini akan membantu menguatkan relasi kamu dengan kolega tersebut.

Dan, what comes around, goes around. Apa yang kamu lakukan, pasti akan kembali lagi ke kamu. Dukungan kamu ke kolega sangat mungkin berbalik pada dirimu, suatu saat nanti.

Jadi, jangan pernah melewatkan kesempatan untuk membantu rekan kerja kamu dalam memajukan karier mereka. Salah satunya dengan menulis surat rekomendasi kerja dengan cara berikut:

1. Perkenalkan diri dan jelaskan hubungan profesional kamu

Mulailah menulis surat dengan memperkenalkan diri kamu dan menjelaskan jabatan atau posisi pekerjaan kamu. Sampaikan secara singkat hubungan profesional kamu dengan kolega kamu. Termasuk sudah berapa lama kalian bekerja sama dan dalam kapasitas apa.

Informasi perkenalan ini akan membangun kredibilitas kamu di mata penerima surat. Sekaligus menunjukkan, kenapa kamu memenuhi syarat atau layak menulis surat rekomendasi untuk rekan kerja kamu.

2. Sertakan contoh spesifik dari pencapaian kolega

Agar surat rekomendasi kerja kamu menarik, highlight pencapaian yang membuat rekan kerja kamu akan tampak menonjol. Berikan contoh project yang berhasil ia selesaikan, skill yang mereka tunjukkan atau pencapaian lain.

Pastikan, poin yang kamu tulis memang relevan dengan posisi yang mereka lamar. Selain itu, jelaskan secara detail dan spesifik agar memberikan gambaran yang jelas tentang kemampuan rekan kerja kamu.

3. Jelaskan nilai tambah yang akan diberikan rekan kerja kamu

Berikutnya, jelaskan kenapa rekan kerja kamu akan jadi karyawan yang berharga bagi perusahaan atau divisi baru. Tuliskan skill unik maupun etos kerja yang menjadikan ia kandidat yang menonjol di mata penerima surat.

Highlight juga gimana kontribusi kolega kamu telah berdampak positif terhadap tim atau organisasi kalian di masa lalu. Lalu, kaitkan dengan bagaimana kualitas tersebut bisa menguntungkan tempat kerja baru kolega kamu.

4. Sertakan informasi kontak

Terakhir, sertakan kontak kamu di akhir surat. Informasi bisa berupa nomor handphone atau email yang sering kamu gunakan. Contohnya, “Jika Anda ingin berdiskusi lebih lanjut atau memiliki beberapa pertanyaan, Anda dapat menghubungi saya di 0855-5555-555 atau [email protected]” (“If you would like to discuss further or have any questions, you can contact me at 0855-5555-555 or [email protected]”)

Langkah ini memungkinkan penerima surat bisa menghubungi kamu untuk klarifikasi lebih lanjut atau menanyakan pertanyaan apapun tentang rekomendasi kamu.

Memberikan informasi kontak juga menambah kredibilitas surat kamu. Sebab, informasi ini menunjukkan bahwa kamu bersedia mempertahankan rekomendasi kamu.

▶ Baca Juga: Mengoptimalkan Personal Branding dalam Mencari Pekerjaan

Membuat surat rekomendasi yang baik untuk seorang kolega bisa sangat mempengaruhi mereka untuk dapat peluang karier baru. Supaya surat rekomendasi yang kamu buat menarik perhatian di mata penerima, pastikan kamu melakukan tips berikut:

1. Pelajari peran dan perusahaan tujuan teman kamu

Sebelum mulai menulis, luangkan waktu untuk mereview dan memahami deskripsi pekerjaan ataupun program yang ingin dilamar kolega kamu. Kalau ia ingin pindah kantor, pelajari juga bidang perusahaan yang dituju.

Hal ini akan membantu kamu memahami persyaratan peran yang diinginkan kolega kamu. Dengan begitu, kamu bisa lebih mudah menyesuaikan surat dengan kebutuhan. Kamu juga dapat memilih skill serta pengalaman yang paling relevan untuk ditulis di surat.

2. Minta masukan rekan kamu

Untuk memastikan agar surat rekomendasi kamu efektif, tanyakan kepada rekan kerja kamu mengenai beberapa hal yang ingin dihighlight. Mulai dari skill, pencapaian atau kualifikasi tertentu.

Hal ini akan membantu kamu fokus pada aspek pengalaman kolega kamu yang paling penting bagi mereka dan calon perusahaan atau calon atasan mereka.

3. Jika kamu kirim surat via email, tulis subject yang menarik

Untuk memastikan email kamu menarik perhatian penerima dan nggak ‘tersesat’ ke folder spam, sebaiknya pilih subject yang ringkas dan jelas. Misalnya kalau kamu ingin mengirimkan surat rekomendasi untuk rekan kerja yang bernama Anastasya, kamu dapat menulis seperti ini, “Surat Rekomendasi - Anastasya” (“Recommendation Letter - Anastasya”)

4. Personalisasikan surat kamu

Surat rekomendasi yang terlalu umum nggak akan memberikan kesan yang kuat di mata pembacanya. Oleh karena itu, personalisasikan surat kamu dengan menyertakan beberapa contoh spesifik pencapaian dan kontribusi kolega kamu.

Ini akan menunjukkan bahwa kamu benar-benar menghargai pekerjaan kolega kamu dan akan membuat surat kamu lebih menarik.

5. Tuliskan nama penerima

Kirimkan surat rekomendasi kepada individu atau dvisi tertentu yang akan mereviewnya. Jika memungkinkan, tuliskan nama penerima untuk menambah sentuhan personal pada surat kamu. Gesture ini menunjukkan bahwa kamu telah meluangkan waktu untuk melakukan riset dan personalisasi surat.

6. Terlihat antusias, namun tetap ringkas

Gunakan bahasa yang positif untuk menggambarkan kualitas dan kemampuan kolega kamu. Tunjukkan kalau kamu antusias terhadap lamaran kerja temanmu dan peluang yang sedang mereka kejar.

Tapi, pastikan surat kamu tetap ringkas dan to the point. Hindari menulis informasi yang nggak perlu, nggak relevan dan nggak memberi nilai tambah pada rekomendasi kamu.

8. Koreksi

Sebelum mengirimkan surat, jangan lupa untuk mengoreksi ejaan atau tata bahasa secara teliti. Surat yang ditulis dengan baik dan bebas kesalahan akan memberi kesan lebih profesional di mata penerimanya.

Setelah memahami gimana membuat surat rekomendasi yang baik, sekarang saatnya praktik. Berikut beberapa contoh yang bisa kamu manfaatkan sebagai template, sehingga membantu kamu menulis surat rekomendasi untuk rekan kerja kamu.

Surat rekomendasi untuk kolega yang ingin promosi internal (Bahasa Indonesia)

Template/ contoh berikut bisa membantu kamu menulis surat rekomendasi dalam Bahasa Indonesia untuk rekan kerja yang ingin melamar pekerjaan baru. .

Sebagai gambaran, Arindiana ingin merekomendasikan rekan kerjanya, Banu Praditya, untuk promosi internal. Mereka berdua merupakan kolega satu tim di divisi Marketing di perusahaan PT KaryaTulis Digital. Surat rekomendasi ditujukan ke Manager HR, Andi Nugroho.

Senin, 26 Februari 2024

Andi Nugroho

Manager Human Resource (HR)

PT KaryaTulis Digital

Saya menulis surat ini untuk memberikan rekomendasi Banu Praditya untuk posisi Digital Marketing Manager di perusahaan PT KaryaTulis Digital. Saya merasa senang bekerja sama dengan Banu selama tiga tahun. Selama itu juga, saya selalu dibuat terkesan dengan dedikasi, profesionalisme dan etos kerjanya yang luar biasa positif.

Banu adalah individu yang sangat berkomitmen terhadap tanggung jawabnya. Ia memiliki kemampuan untuk menghadapi tantangan dengan baik. Ia juga selalu memberikan kontribusi positif untuk setiap project yang kami kerjakan bersama.

Banyak keahlian Banu yang sudah membantu Divisi Marketing mencapai target pemasaran dan meningkatkan brand perusahaan. Salah satunya dalam project campaign marketing Hilang Arah yang sangat inovatif dan berhasil meningkatkan awareness masyarakat terhadap brand perusahaan.

Saya yakin, Banu akan semakin menunjukkan kemampuannya dalam posisi Digital Marketing Manager. Ia akan terus memberikan kontribusi positif terhadap tim dan perusahaan. Semangat Banu di digital marketing dan dedikasinya membuat Banu menjadi kandidat ideal untuk mendapatkan promosi.

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi saya di 0855-5555-5555 atau [email protected]. Saya akan dengan senang hati berdiskusi mengenai kualifikasi Banu untuk posisi Digital Marketing Manager secara lebih detail.

Terima kasih telah mempertimbangkan Banu untuk promosi internal ini. Saya yakin, Banu akan melampaui ekspektasi perusahaan dan berhasil dalam menjalankan tanggung jawab barunya nanti.

Dengan hormat,

Arindiana

Digital Marketing Lead

Surat rekomendasi untuk kolega (Bahasa Inggris)

Kalau kamu ingin membuat surat rekomendasi dalam Bahasa Inggris, kamu bisa gunakan template ini. Contoh berikut masih menggunakan studi kasus yang sama seperti di atas:

Monday, February 26th, 2024

Andi Nugroho

Manager Human Resource (HR)

PT KaryaTulis Digital

I am writing this letter to recommend Banu Praditya for the position of Digital Marketing Manager at PT KaryaTulis Digital. I have had the pleasure of working closely with Banu for three years. Throughout this time, I have consistently been impressed by his dedication, professionalism, and exceptionally positive work ethic.

Banu is an individual who is highly committed to his responsibilities. He has the ability to tackle challenges effectively and always contributes positively to every project we work on together.

Many of Banu's skills have helped the Marketing Division achieve its marketing targets and enhance the company's brand. One example is the innovative marketing campaign project "Hilang Arah," which successfully increased public awareness of the company's brand.

I am confident that Banu will continue to demonstrate his abilities in the role of Digital Marketing Manager. He will continue to make positive contributions to the team and the company. Banu's passion for digital marketing and his dedication make him an ideal candidate for promotion.

If you need further information, you can contact me at 0855-5555-5555 or [email protected]. I would be happy to discuss Banu's qualifications for the Digital Marketing Manager position in more detail.

Thank you for considering Banu for this internal promotion. I am confident that Banu will exceed the company's expectations and succeed in his new role.

Sincerely,

Arindiana

Digital Marketing Lead

Surat rekomendasi untuk kolega yang ingin pindah kantor

Pada dasarnya, format yang digunakan untuk membuat surat rekomendasi kerja untuk kolega yang ingin pindah perusahaan sama saja dengan contoh sebelumnya. Perbedaannya terletak pada isi konten. Penerimanya pun berbeda, yakni pihak perusahaan tujuan.

Kali ini, studi kasusnya adalah Dewi Artifa ingin merekomendasikan teman satu timnya di Divisi Public Relations di perusahaan AgensiABC, Dhimas Rheo. Diketahui, Dhimas ingin pindah tempat kerja ke perusahaan multinasional, First Time.

Senin, 26 Februari 2024

Hera Putri

Manager SDM First Time

Jakarta Selatan

Saya, Dewi Artifa, ingin merekomendasikan Dhimas Rheo untuk peluang kariernya di First Time. Saya dan Dhimas pernah menjadi rekan kerja di AgensiABC, di mana kami sama-sama bekerja di Divisi Public Relations. Selama kami bekerja bersama, saya merasa senang melihat dedikasi, profesionalisme dan kinerja luar biasa Dhimas.

Secara konsisten, Dhimas menunjukkan etos kerja yang positif. Semangatnya di bidang kehumasan juga patut diapresiasi dan sering menjadi contoh rekan kerja lainnya.

Skill komunikasi Dhimas yang sangat baik telah memberikan dampak signifikan terhadap kesuksesan divisi kami. Ia mahir berkomunikasi secara efektif dengan berbagai pemangku kepentingan, termasuk klien, media dan anggota divisi.

Dhimas juga memiliki kemampuan perencanaan strategis yang kuat. Hal ini membuatnya mampu mengembangkan dan melaksanakan campaign yang sejalan dengan tujuan organisasi. Pendekatannya telah membuahkan keberhasilan peluncuran beberapa campaign penting untuk AgensiABC, termasuk di project “Siap Menang”.

Saya dengan sepenuh hati merekomendasikan Dhimas untuk berkarier di First Time. Saya yakin, Dhimas akan menjadi aset berharga bagi perusahaan Anda, terutama dari sisi penguatan branding First Time sebagai perusahaan multinasional bergengsi.

Silahkan hubungi saya di 0855-5555-555 atau [email protected] jika Anda membutuhkan informasi mengenai Dhimas lebih lanjut.

Terima kasih telah mempertimbangkan Dhimas untuk kesempatan ini. Saya yakin, ia akan melampaui ekspektasi Anda dan berhasil dalam menjalani peran barunya di First Time.

Dengan hormat,

Dewi Artifa

Public Relations Associate

AgensiABC

Demikian pembahasan mengenai Tips Menulis Surat Rekomendasi untuk Rekan Kerja. Semoga bermanfaat!

Di Epicareer, kamu juga bisa mencari kerja dengan fitur Job Finder. Kamu bisa dapatkan rekomendasi pekerjaan sesuai background kamu, loh!

Pekerjaan Populer (Dibutuhkan Segera) di Indonesia:

Data Scientist | Data Engineer | Mobile Developer | Software Engineer | UI/UX Designer | Game Developer | Full Stack Web Developer | SEO Content Writer | Brand Manager | Content Marketing Specialist | Digital Strategist | Email Marketer | Online Advertising Specialist | Actuary | Public Accountant | Customer Service | HR Admin | Account Manager | Sales Representative