Orientasi Karyawan: Definisi, Manfaat, dan Hal-hal yang Harus Dipersiapkan

Orientasi karyawan adalah kegiatan di mana karyawan baru akan mendapatkan pengenalan tentang perusahaan, meliputi:

• latar belakang perusahaan,
• visi dan misi,
• nilai budaya perusahaan,
• lini bisnis,
• struktur organisasi perusahaan,
• pengenalan tim dan peran pekerjaan lebih mendalam.

Tak hanya itu, kamu juga akan dikenalkan dengan aturan pemerintah, yaitu Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Di dalamnya akan tertera hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan yang perlu kamu pahami.

Orientasi karyawan juga kerap kali dikenal sebagai onboarding. Ternyata kedua hal tersebut sedikit memiliki perbedaan.

Menurut Insperity, orientasi karyawan adalah acara yang hanya diadakan sekali untuk menyambut karyawan baru. Onboarding adalah rangkaian acara dan pelatihan yang bisa membantu karyawan baru berprogress menjadi karyawan yang sukses di perusahaan tersebut.

Jadi, orientasi karyawan merupakan bagian dari onboarding. Orientasi karyawan berfokus pada hal-hal general, sedangkan onboarding lebih fokus ke detail pekerjaan sehari-hari.

Durasi orientasi karyawan biasanya hanya beberapa jam atau tidak lebih dari satu hari. Onboarding sendiri memiliki durasi yang tergantung kompleksitas role pekerjaan, dimulai dari menerima offering dari perusahaan, mengikuti orientasi karyawan, hingga dianggap selesai masa transisi.

Menurut Brandon Hall Group, onboarding karyawan baru yang baik bisa membuat karyawan lebih betah bekerja lebih lama di perusahaan terkait dengan retention rate sebesar 82%.

Hasil riset ini juga didukung oleh Bamboo HR. Karyawan baru yang mengikuti proses onboarding yang mulus dan menyenangkan 18 kali lebih berkomitmen bekerja di perusahaannya.

Melansir dari Indeed, ada beberapa model orientasi karyawan yang biasanya dipakai di perusahaan-perusahaan.

Self-paced training

Perusahaan memperbolehkan karyawan untuk menyelesaikan orientasi karyawan sesuai dengan kecepatan masing-masing.

Biasanya, model orientasi karyawan seperti ini dilakukan secara online dan menggunakan software-software tertentu agar proses orientasi berjalan dengan lancar dan karyawan bisa paham betul tentang hal-hal yang perlu diketahui.

In-person meetings

Berbeda dengan self-paced training, orientasi karyawan jenis ini dilakukan di kantor dengan sistem tatap muka.

Manager kamu atau human resource akan memimpin orientasinya. Di sini kamu bisa mendapatkan feedback dari mereka sembari kamu memahami cara kerja perusahaan.

Mentorship

Mentorship dilakukan secara jangka panjang. Karyawan baru akan mendapatkan mentor yang adalah seorang karyawan lama.

Mentor akan membantu karyawan baru dalam bentuk menjawab pertanyaan seputar kantor dan pekerjaan sehari-hari.

Hands-on training

Biasanya, hands-on training dilakukan pada perusahaan yang sehari-hari menggunakan mesin atau alat lain dalam pekerjaannya.

Karyawan akan belajar bagaimana cara menggunakan alat tersebut secara efektif untuk membantu efektivitas kerja.

In-person group training

Orientasi karyawan ini dilakukan secara grup dan tatap muka. Karyawan akan belajar tentang soft-skill yang relevan dengan perusahaan.

Misalnya, cara berkomunikasi dengan klien, cara mengatasi komplain, teamwork, dan team building.

Formal courses

Karyawan baru akan diberikan serangkaian materi course atau kursus yang relevan dengan pekerjaan sehari-harinya.

Biasanya materi dibuat oleh institusi tertentu yang ahli di bidangnya. Dari mengikuti course tersebut, karyawan bisa mendapatkan sertifikasi yang berguna untuk perkembangan karier.

Secara garis besar, orientasi karyawan bertujuan untuk karyawan bisa mengenal perusahaan di mana ia bekerja, meningkatkan kepercayaan diri, dan menjadi bagian dari perusahaan. Ada beberapa tujuan lain yang bisa dirasakan karyawan:

1. Pengenalan antar karyawan, perusahaan, dan tim

Agar karyawan lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan kantor, karyawan baru butuh mengenal perusahaan, tim, dan karyawan di dalam tim tersebut. Dalam kesehariannya, karyawan akan berinteraksi dengan anggota tim.

Jadi dengan mengenal mereka, diharapkan karyawan bisa bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan bersama. Pengenalan juga membuat karyawan merasa terlibat dalam membangun cita-cita perusahaan.

2. Karyawan mampu memahami organisasi, operasional, dan budaya perusahaan

Karyawan memahami perusahaan secara mendalam, dari segi nilai perusahaan, visi dan misi, tujuan, hingga struktur organisasi.

Dengan mengetahuinya, karyawan bisa mengerjakan tugas dan mengambil keputusan dalam pekerjaan sehari-hari dengan lebih tepat.

3. Training session

Orientasi karyawan akan memberikan sesi training untuk karyawan dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari. Diharapkan, karyawan bisa tahu dengan jelas tugas, tanggung jawab, serta ekspektasi perusahaan kepadanya.

Training session juga akan membantu karyawan untuk tidak bingung terhadap tugasnya dan mencegah konflik yang tidak diinginkan di kemudian hari.

4. Pengenalan fasilitas kantor

Karena setiap harinya karyawan akan bekerja di kantor (jika bekerja WFO atau hybrid), karyawan baru harus mengenal kantornya.

Perusahaan akan mengenalkan sistem keamanan, fasilitas pendukung, dan lainnya. Dengan begitu, karyawan akan jadi lebih nyaman, terbiasa, dan tidak merasa asing sendiri.

Dengan ikut orientasi karyawan, kamu bisa:

1. Memahami perusahaan dan tim dengan lebih dalam

Di orientasi karyawan, kamu akan dikenalkan dengan latar belakang perusahaan, sejarah terbentuk, struktur organisasi, hingga nilai yang dijunjung tinggi perusahaan. Selain itu, kamu juga mengenal anggota tim kamu, kegiatan sehari-hari, dan budaya di dalamnya.

Dengan mengetahui itu semua, kamu bisa bekerja sesuai dengan ekspekasi perusahaan dan tim. Pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan pun bisa dilakukan dengan tepat.

2. Networking dengan rekan kerja dan tim

Menyambung ke poin pertama, mengenal tim dan anggota di dalamnya juga bisa membuat kamu lebih diterima di lingkungan yang baru. Kamu bisa memposisikan diri, mencari kesamaan antar kamu dan mereka agar terjalin komunikasi yang baik.

Dengan mengenal mereka lebih dalam pun bisa memperlancar pekerjaanmu dari hari ke hari. Jika butuh bantuan, kamu bisa meminta tolong tanpa perlu negosiasi dan birokrasi yang terlalu ribet.

3. Mempersiapkan diri untuk hal-hal administratif perusahaan

Tidak hanya membagikan soal identitas perusahaan, orientasi karyawan juga akan meminta para karyawan mengaktifkan beberapa hal administratif, seperti:

• Email perusahaan,
• Akses ke tools-tools tertentu,
• Foto untuk ID card yang digunakan untuk akses masuk ke kantor,
• Laptop kantor dan aksesorisnya,
• Goodies dari kantor seperti kaos, dll.

Jika kamu tidak melakukan dan mendapatkan hal-hal di atas, kamu bisa kesulitan untuk menjalankan pekerjaanmu di keesokan harinya.

1. Konfirmasi ulang ke contact person terkait

Sebelum hari orientasi karyawan dimulai, konfirmasi ulang tentang jadwal, lokasi, dan apa saja yang perlu dibawa ke orientasi karyawan. Perusahaan pasti akan mengabari kamu jauh-jauh hari, tapi alangkah lebih baik kamu konfirmasi ulang untuk memastikan semuanya aman.

Bisa jadi, ternyata perusahaan lupa memberi kabar tentang harus membaca dokumen-dokumen tertentu atau perubahan lokasi mendadak.

2. Perhatikan pakaian yang kamu pakai

Gunakan pakaian yang terlihat profesional dan rapi dengan warna netral. Jika bingung mencari referensinya, kamu bisa cari di Pinterest atau TikTok dengan menggunakan keyword seperti OOTD masuk ke kantor, OOTD pakaian profesional, dan lainnya.

Pakailah juga alas kaki yang nyaman. Bisa jadi kegiatan orientasi karyawan membutuhkan kegiatan fisik seperti berdiri lama, naik turun tangga, berjalan jauh, dan lainnya.

Lalu, bagaimana dengan busana orientasi karyawan yang dilakukan online? Tetaplah menggunakan pakaian yang rapi. Perusahaan akan meminta kamu menyalakan kamera selama masa orientasi berlangsung.

3. Datang lebih awal

Buat kamu yang hobi datang ke sebuah acara mepet-mepet, jangan lakukan kebiasaan ini ya saat orientasi karyawan.

Ingat, kamu datang ke sebuah perusahaan baru, lokasi yang baru, dan berhubungan dengan kehidupan profesional. Jadi, datanglah lebih awal sehingga kamu bisa punya banyak waktu mencari lokasi, parkir kendaraan (jika ada), dan melakukan kegiatan administratif di kantor.

Jika orientasi dilakukan meeting secara online, mulai bersiap dari awal untuk punya banyak waktu log in ke platform video conference, cek sinyal, cek suara, kamera, dan lainnya.

4. Catat hal-hal yang dijabarkan saat orientasi berlangsung

Kamu tidak mungkin mengingat semua hal yang dibagikan selama orientasi. Jadi, kamu perlu mencatat hal-hal yang kamu rasa penting.

Beberapa hal penting yang perlu kamu catat:

• Visi dan misi,
• Lini bisnis,
• Nilai budaya,
• Aturan teknis (seperti pengajuan cuti, asuransi/klaim BPJS, pengajuan surat keterangan kerja, dan lainnya).
• Aturan performance review, dan lainnya.

5. Tanyakan hal-hal yang kamu rasa kurang jelas

Melanjutkan dari poin sebelumnya, jangan lupa catat hal-hal yang kamu rasa kurang jelas. Lalu, tanyakan di akhir sesi, ya.

Gunakan etika bertanya yang baik. Jika sudah dipersilakan bertanya, angkat tanganmu. Sesudah pembawa acara memilih kamu, perkenalkan namamu dan posisimu. Lalu, sampaikan pertanyaan dengan sopan.

Jika ada lebih dari satu narasumber, pastikan kamu menginfokan di awal pertanyaan tersebut ditujukan ke salah satu dari narasumber atau keduanya.

6. Persiapkan data diri jika sewaktu-waktu dibutuhkan

Biasanya di hari orientasi karyawan, kamu akan diminta menyerahkan beberapa dokumen penting terkait pendataan karyawan dan penggajian per bulannya. Jadi, pastikan kamu siapkan hal-hal berikut ini dalam bentuk fotokopi cetak maupun digital, ya:

• KTP
• KK
• Surat keterangan kerja di perusahaan sebelumnya
• Alamat domisili, nomor telepon, kontak darurat
• Slip gaji terakhir
• SPT pajak perusahaan terakhir
• NPWP
• Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)

Itu dia serba-serbi orientasi karyawan yang perlu kamu pahami. Semoga bermanfaat.

Sebelum mengikuti orientasi karyawan, kamu harus menemukan lowongan kerja yang tepat juga.

Upload resume terbaikmu di Epicareer dan dapatkan job opportunities yang paling sesuai untukmu—curated by AI.

Bacaan lebih lanjut:

• 30-60-90 Day Plan: Definisi, Manfaat, dan Contohnya

• 8 Tips Lulus Probation saat Jadi Karyawan Baru

Pekerjaan populer (dibutuhkan segera) di Indonesia:

Data Scientist | Data Engineer | Mobile Developer | Software Engineer | UI/UX Designer | Game Developer | Full Stack Web Developer | SEO Content Writer | Brand Manager | Content Marketing Specialist | Digital Strategist | Email Marketer | Online Advertising Specialist | Actuary | Public Accountant | Customer Service | HR Admin | Account Manager | Sales Representative