Onboarding: Definisi, Manfaat, dan Langkah-langkahnya

Onboarding adalah proses pengenalan dan adaptasi untuk karyawan baru di perusahaan. Proses ini membantu karyawan baru mengerti tentang budaya kerja, sistem, dan tugas-tugas yang akan mereka kerjakan.

Tujuannya, agar mereka berkontribusi dengan baik dan merasa nyaman di lingkungan kerja baru.

Fungsi utama dari onboarding adalah untuk membuat karyawan baru merasa dikenal dan diterima oleh perusahaan.

Karyawan baru menjadi lebih cepat beradaptasi, paham peran mereka, dan siap berkontribusi.

Berikut beberapa manfaat dari proses onboarding karyawan:

1. Meningkatkan produktivitas

Sebagai karyawan baru, tanpa panduan jelas, kamu pasti bingung dan butuh waktu lebih lama untuk mulai efektif bekerja.

Proses onboarding diperlukan di hari pertama bekerja agar kamu mendapatkan panduan lengkap tentang tugas harian, standar atau target yang harus dicapai, dan alat kerja.

Dengan begitu, karyawan baru lebih cepat produktif karena sudah tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana cara mencapainya.

2. Mengurangi turnover karyawan

Karyawan baru yang merasa diterima dan nyaman di tempat kerja baru biasanya lebih betah dan tidak mudah berpikir untuk pindah ke tempat lain.

Artinya, perusahaan bisa mengurangi biaya dan repotnya mencari pengganti kalau mereka resign.

3. Meningkatkan employee retention

Melalui pemahaman budaya dan nilai-nilai perusahaan, karyawan baru menjadi lebih terhubung dan meningkatkan loyalitas.

Motivasi bekerja pun tidak hanya tentang gaji saja, tetapi juga keinginan untuk memajukan perusahaan.

4. Meningkatkan citra perusahaan

Proses onboarding turut membangun citra perusahaan yang positif dan persepsi karyawan tentang perusahaan.

Ini bisa jadi promosi gratis karena mereka akan berbicara hal-hal baik tentang perusahaan.

5. Meningkatkan keamanan

Industri yang membutuhkan atensi tinggi terhadap keselamatan, seperti konstruksi atau manufaktur harus melakukan proses onboarding untuk menjelaskan protokol keselamatan kerja.

Hal ini bertujuan mengurangi risiko kecelakaan dan masalah hukum untuk perusahaan.

6. Meningkatkan kerja sama tim

Proses onboarding membantu karyawan baru lebih mengenal rekan satu timnya.

Akhirnya, kerja sama tim terbangun dan akhirnya meningkatkan performa secara keseluruhan.

7. Menghilangkan kecanggungan berinteraksi

Sering kali perusahaan melakukan acara onboarding yang menyatukan karyawan baru dan lama sehingga mereka bisa mengenal satu sama lain.

Tujuannya untuk meningkatkan keakraban antar karyawan dan menghilangkan kecanggungan interaksi.

Proses onboarding tidak cukup selesai dalam hitungan hari.

Biasanya, durasi onboarding berlangsung dari beberapa minggu hingga satu tahun. Melansir dari BambooHR, waktu paling efektif untuk onboarding itu sekitar 90 hari atau tiga bulan.

Durasi itu cukup untuk karyawan baru mengenal perusahaan, memahami pelatihan yang diberikan, dan merasa nyaman dengan tanggung jawab pekerjaannya.

Setiap perusahaan memiliki langkah-langkah berbeda untuk onboarding. Namun, setidaknya proses onboarding terdiri dari pre-onboarding, penyambutan, orientasi, training, dan pendampingan.

Sebagai contoh, ada karyawan baru untuk posisi MT (Management Trainee) di suatu perusahaan. Kemudian, kita bertugas menyiapkan onboarding untuk karyawan tersebut.

Maka, susunan proses onboarding yang perlu kita buat seperti berikut:

1. Pre-onboarding

Komunikasi awal

Perusahaan mengirimkan email atau paket sambutan kepada calon karyawan baru.

Kemudian, mengirimkan materi pembelajaran tentang perusahan, seperti informasi dasar, apa yang diharapkan pada hari pertama, dan dokumen-dokumen yang perlu disiapkan atau diisi sebelum mulai bekerja.

Dokumen penting

Calon MT diminta untuk mengisi formulir dan dokumen penting seperti data pribadi, formulir pajak, dan dokumen kebijakan perusahaan secara online.

Setup digital system

Sebelum hari pertama, MT diberikan akses ke semua sistem IT dan platform kerja kolaboratif yang digunakan perusahaan, termasuk pengenalan singkat tentang cara menggunakan tools tersebut.

Penugasan pra-kerja

MT diberikan tugas ringan, seperti studi kasus atau proyek mini, untuk memberikan gambaran awal tentang tanggungjawab yang akan dihadapi.

Melalui tugas ini, MT baru diharapkan tidak kaget dan lebih mudah beradaptasi dengan tanggungjawab pekerjaannya.

2. Penyambutan

Sesi perkenalan dengan tim

MT diperkenalkan secara personal kepada tim inti, termasuk sesi tanya jawab informal untuk membangun koneksi awal.

Proses pengenalan ini bisa kita lakukan saat briefing pagi, saat para karyawan berkumpul. Buat tanya jawab lancar dan interaktif agar karyawan baru merasa diterima dengan baik.

Tour kantor

Jika tidak bekerja secara remote, MT diajak berkeliling kantor untuk mengenal lingkungan kerja, termasuk area kerja mereka, ruang rapat, dan fasilitas lainnya.

3. Orientasi

Sesi orientasi berfokus pada pengenalan karyawan terhadap nilai-nilai, budaya, dan prosedur perusahaan.

Sesi orientasi umum

Mengadakan sesi orientasi yang mencakup penjelasan visi, misi, nilai-nilai perusahaan, struktur organisasi, kebijakan, dan prosedur penting perusahaan.

MT diberikan pengantar berbagai departemen dan proyek perusahaan, termasuk penjelasan bagaimana departemen-departemen tersebut berinteraksi.

Orientasi budaya perusahaan

Memperkenalkan MT kepada budaya perusahaan, etika kerja, dan harapan terhadap karyawan baru.

4. Training

Pada sesi training, biasanya karyawan baru diberikan pelatihan tentang pekerjaan, aplikasi-aplikasi yang digunakan, dan keselamatan kerja.

Pelatihan kepemimpinan

Mengingat posisi MT adalah jalur kepemimpinan, perusahaan perlu menyediakan pelatihan khusus tentang kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan pengelolaan tim.

Rotasi departemen

Program rotasi departemen memungkinkan MT untuk bekerja di berbagai bagian perusahaan, agar mereka memiliki pemahaman mendalam tentang berbagai aspek bisnis.

Program pelatihan teknis

Menyediakan pelatihan khusus yang berkaitan dengan pekerjaan dan industri, termasuk sesi pelatihan produk, teknologi, atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.

5. Pendampingan

Sesi pendampingan adalah proses karyawan baru dipasangkan dengan seorang mentor atau "buddy" yang lebih berpengalaman di perusahaan.

Sesi ini bertujuan untuk memberikan dukungan, bimbingan, dan sumber informasi selama periode adaptasi awal mereka di tempat kerja.

Proyek kepemimpinan

MT diberikan proyek kepemimpinan, dengan dukungan dan bimbingan dari mentor mereka. Proyek ini untuk menguji dan mengembangkan keterampilan manajerial dan kepemimpinan seorang MT.

Sesi feedback reguler

Mentor atau supervisor memberikan feedback secara berkala tentang kinerja, kemajuan, dan area yang perlu diperbaiki, dengan fokus pada pengembangan karier MT di perusahaan.

Evaluasi akhir program

Di akhir program onboarding, MT menjalani evaluasi kinerja untuk menilai kemajuan mereka dan menentukan langkah selanjutnya dalam karier di perusahaan, termasuk penempatan dalam departemen berdasarkan kekuatan dan minat.

Berikut beberapa tools yang sering digunakan dalam proses onboarding:

1. Learning Management System (LMS)

Menyediakan platform untuk pelatihan online yang dapat diakses oleh karyawan baru untuk mempelajari kebijakan perusahaan, prosedur, dan modul pelatihan spesifik pekerjaan, seperti:

• Moodle
• TalentLMS
• Cornerstone OnDemand

2. Platform onboarding digital

Mengotomatisasi banyak aspek proses onboarding, seperti penyediaan dokumen, pelatihan awal, dan checklist tugas, seperti:

• BambooHR
• Workday
• Zenefits

3. Alat komunikasi dan kolaborasi

Memudahkan komunikasi dan kolaborasi antara karyawan baru, mentor, dan tim mereka.

Beberapa contoh tools yang populer adalah:

• Slack
• Microsoft Teams
• Google Workspace

4. Platform pengelolaan dokumen

Memudahkan karyawan baru untuk mengakses, menandatangani, dan mengelola dokumen penting secara elektronik. Contoh:

• DocuSign
• Adobe Sign
• Google Drive

5. Scheduling tools

Memudahkan penjadwalan pertemuan, pelatihan, dan sesi feedback dengan manajer dan mentor. Contoh:

• Calendly
• Doodle
• Microsoft Outlook

6. Tools survei dan feedback

Mengumpulkan umpan balik dari karyawan baru tentang pengalaman onboarding mereka sebagai evaluasi untuk HR. Contoh:

• SurveyMonkey
• Google Forms
• Typeform

Penggunaan tools ini tidak hanya mengoptimalkan waktu dan sumber daya tetapi juga memperkuat pengalaman onboarding karyawan dengan memastikan mereka merasa terinformasi, terlibat, dan siap untuk sukses dalam peran baru mereka.

1. Kenali perusahaan

Sebelum mulai bekerja, cari tahu lebih banyak tentang perusahaanmu. Mulai dari sejarah perusahaan, visi, misi, produk, dan struktur organisasinya.

Kamu bisa lihat di website, media sosial, atau laporan tahunan perusahaan.

Mengenal dan memahami perusahaan lebih awal membuatmu siap dan menunjukkan keseriusanmu pada posisi baru.

2. Pahami tools dan teknologi yang digunakan perusahaan

Setiap perusahaan menggunakan berbagai alat dan teknologi untuk bekerja.

Pastikan kamu mengetahui aplikasi apa saja yang akan dipakai, seperti Slack, Zoom, Google Workspace, atau software khusus perusahaan.

Coba pelajari cara menggunakannya sebelum mulai bekerja agar kamu cepat beradaptasi dengan tim baru.

3. Siapkan pertanyaan

Membuat daftar pertanyaan itu penting. Pertanyaannya bisa tentang hal sepele seperti cara berpakaian, jam kerja, atau hari libur.

Memiliki pertanyaan menunjukkan ketertarikan dengan posisi kamu dan membantumu mendapatkan informasi penting.

4. Rencanakan hari pertama

Hindari datang terlambat di hari pertama. Riset dan rencanakan perjalananmu ke kantor, termasuk pertimbangkan kemungkinan macet atau cari rute alternatif.

Jika bekerja dari rumah, cek internet dan pastikan tempat kerjamu sudah siap. Persiapan ini bisa mengurangi kecemasan di hari pertama bekerja.

Demikian sedikkit informasi mengenai proses onboarding di perusahaan. Sudah siap menyusun atau memulai onboarding kamu di tempat kerja baru?

Upload resume kamu di Epicareer dan temukan lowongan pekerjaan impian.

Lowongan kerja populer di Indonesia:

Machine Learning Engineer | Project Manager | Data Scientist | Data Analyst | Software Developer | Support | Mobile Developer | Financial Planner | Tax Manager | Financial Controller | Auditor | Marketing | Social Media Assistant | Public Relations | E-Commerce Manager | Digital Strategist | Affiliate Marketing | Customer Care | Front Office | Telemarketing | Telesales | Sales Executive