Cara Membuat Email Konfirmasi Interview yang Profesional (Beserta Contoh)

Selamat buat kamu yang menerima email undangan interview! Pasti informasi ini bikin kamu bahagia seharian, ya.

Saat kamu sudah menerima undangan, hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mengonfirmasi kehadiranmu dengan membalas email tersebut. Saat membuat balasan, kamu harus tetap profesional karena dari tulisanmu akan mencerminkan apakah kamu memiliki profesionalitas kerja yang baik atau tidak.

Kali ini, Epicareer akan membagikan tips membuat email konfirmasi interview beserta contohnya. Simak artikelnya berikut ini.

Saat kamu menerima email undangan, Career.io menyarankan untuk balas email tersebut secepatnya atau paling lambat dalam 24 jam pertama. Sebelum membalas, pastikan kamu paham betul informasi yang disampaikan dan ketersediaanmu untuk hadir di jadwal yang diberikan.

Jika kamu ternyata tidak bisa hadir, sampaikan juga lewat email dan berikan alternatif jadwal ke hiring manager.

Isi sebuah email konfirmasi tidak perlu panjang-panjang. Hal terpenting yang perlu disampaikan adalah ketersediaanmu untuk hadir.

Meski tidak panjang, email harus tersusun rapi dan profesional. Bagaimana susunannya?

1. Ucapan terima kasih

Awali isi email dengan ucapan terima kasih karena hiring manager sudah mempertimbangkan lamaranmu untuk bisa diproses ke babak interview. Ucapan terima kasih adalah bentuk kesopanan atas apa yang orang lain berikan untukmu. Ditambah dari sekian banyak kandidat, mereka memutuskan untuk memilih kamu.

Contoh:

Kepada Yth. Pak Ardi Wijaya (Hiring Manager Towel Love),

Terima kasih atas waktu Bapak untuk mempertimbangkan lamaran saya untuk posisi Software Engineer di Towel Love dan atas undangan interviewnya.

2. Konfirmasi kehadiran interview

Jika kamu bisa hadir pada jadwal yang sudah ditentukan, konfirmasi kehadiranmu. Jika tidak, ucapkan maaf dan berikan alternatif jadwal kepada hiring manager. Dengan memberikan jadwal alternatif, kamu akan memberikan kesan kamu adalah kandidat yang proaktif dan tetap ingin berdiskusi dengan hiring manager.

Contoh:

Saya bisa hadir untuk berdiskusi dengan Pak Ardi terkait posisi tersebut pada jadwal yang sudah ditentukan.

Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya dikarenakan saya berhalangan hadir di jadwal yang sudah ditentukan. Apakah memungkinkan jika sesi interview ini dijadwalkan ulang? Berikut saya sertakan beberapa jadwal alternatif dari saya:

Senin, 1 April 2024 pk10.00

Selasa, 2 April 2024 pk11.00

Rabu, 3 April 2024 pk09.00

Apabila Pak Ardi berhalangan di jadwal-jadwal di atas, saya bisa mengikuti jadwal ketersediaan Pak Ardi.

3. Pertanyaan (jika ada)

Jika kamu memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait interview, sampaikan dengan sopan, ya. Kamu bisa bertanya tentang lokasi interview, siapa yang akan menginterview kamu, dokumen-dokumen yang perlu dibawa, dan lainnya.

Contoh:

Untuk interview nanti, apakah ada dokumen-dokumen lain yang perlu saya bawa?

Apakah saya boleh diinfokan akan interview dengan siapa?

Untuk lokasi interview, persisnya di ruangan apa ya, Pak?

4. Penutup

Tutup email konfirmasimu denga ucapan terima kasih lagi dan salam hormat.

Contoh:

Terima kasih atas perhatiannya. Sampai jumpa dan selamat berakhir pekan.

Hormat saya

,

Tono Adimulya

Berikut adalah beberapa tips penulisan dan teknis pengiriman email yang bisa kamu terapkan:

Pilih “Reply all” saat membalas email

Biasanya, seorang hiring manager tidak hanya mengirimkan email ke kamu saja, tetapi juga ke beberapa orang dalam perusahaan yang terlibat dalam interview.

Jika kamu mendapatkan email seperti ini, jangan lupa membalas email dengan pilih “Reply all”. Dengan membalas ke semua penerima email, kamu bisa memberitahu semua orang yang ada di thread email tentang kehadiranmu.

Balas email dengan gaya personal dan profesional

Balas email dengan memberikan sambutan dan menyebutkan nama hiring manager. Ini akan memberikan kesan personal untuk hiring manager. Meski personal, kamu tetap harus menjaga bahasa yang kamu pakai. Balas email dengan bahasa yang profesional dan tidak kaku.

Sediakan beberapa alternatif jadwal jika kamu berhalangan hadir

Jika kamu berhalangan hadir interview, jangan hanya mengatakan permintaan maaf karena kamu tidak hadir dan meminta penjadwalan ulang. Namun, berikan juga beberapa alternatif jadwal.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, memberikan beberapa alternatif akan memberikan kesan bahwa kamu adalah seseorang yang proaktif dan antusias untuk mengetahui lebih dalam tentang posisi yang kamu lamar.

Konfirmasi lokasi interview

Terkadang, perusahaan hanya memberikan informasi lokasi berupa alamat kantor atau gedung saja. Jika hal ini terjadi padamu, jangan lupa tanyakan detail lokasi untuk interview nanti. Ini akan memudahkanmu untuk menemukan tempat wawancara saat hari H.

Masukkan jadwal interview ke kalender pribadimu

Memasukkan jadwal interview ke dalam kalender pribadi baik fisik maupun digital membantumu untuk bisa lebih terorganisir dan tidak lupa akan jadwal interview mendatang.

Tulis detail interview meliputi jam, lokasi, dan untuk posisi apa. Jika kamu memiliki beberapa notes tambahan, Tulislah di dalam kalender tersebut. Hal ini akan memudahkanmu mencari informasi terkait interview mendatang yang sudah tergabung dalam satu area.

Cek ulang email sebelum dikirim

Sebelum kamu mengirim email, cek ulang tulisanmu. Pastikan tidak ada typo, menggunakan grammar yang benar, dan bahasa yang profesional. Cek juga jenis font dan ukuran font tulisan. Pastikan bisa dibaca dengan nyaman.

1. Bisa hadir interview

Selamat sore, Pak William Ivan.

Terima kasih telah memberikan kesempatan untuk bisa lolos ke babak interview posisi Tax Manager di Future Bright. Saya bisa hadir di sesi wawancara yang dijadwalkan Bapak pada Senin, 1 April 2023 pk10.00.

Saya sangat antusias untuk mendiskusikan bagaimana pengalaman dan keterampilan saya sesuai dengan persyaratan posisi tersebut dan untuk mempelajari lebih lanjut tentang visi dan nilai-nilai Future Bright.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya,

Hani Priska

2. Tidak bisa hadir interview

Kepada Yth. Bu Ariana (Hiring Manager Luak Coffee),

Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya dan memberikan kesempatan untuk lolos ke babak interview posisi Data Analyst di Luak Coffee. Saya ingin menginfokan bahwa saya tidak dapat hadir pada jadwal interview tersebut.

Saya ingin mengucapkan permohonan maaf atas ketidaknyamanan ini. Namun, saya sangat antusias untuk tetap bisa mengikuti interview dan ingin menawarkan beberapa alternatif jadwal:

Senin, 1 April 2024 pk10.00

Selasa, 2 April 2024 pk11.00

Rabu, 3 April 2024 pk09.00

Saya harap salah satu dari opsi di atas bisa cocok dengan jadwal Bu Ariana. Namun, jika tidak memungkinkan, saya akan dengan senang hati berusaha menyesuaikan jadwal saya dengan jadwal Ibu.

Terima kasih atas perhatiannya. Saya tunggu kabar baiknya.

Hormat saya,

Anna Ayu Putri

3. Bisa hadir dan ada pertanyaan

Selamat pagi, Kak Raymond (Hiring Manager Books Inc.).

Sebelumnya, saya mau mengucapkan banyak terima kasih sudah mempertimbangkan lamaran saya untuk posisi Quality Assurance Associate di Books Inc. Lewat balasan email ini, saya ingin mengkonfirmasi bahwa saya bisa menghadiri interview sesuai jadwal yang sudah dibuatkan.

Saya hendak memastikan lokasi interviewnya untuk mengatur rencana perjalanan saya nanti. Apakah Kak Raymond bisa memberikan detail ruangan interviewnya di sebelah mana?

Terima kasih sebelumnya dan saya tunggu kabar terbarunya.

Hormat saya,

Sean Michael

Sudah siap untuk datang ke interview? Balas dengan tips-tips di atas dan good luck untuk proses interview kamu!

Semisal kamu butuh cari loker lainnya, kamu bisa cobain Job Recommendation Epicareer. Di sana kamu akan dapetin loker sesuai bidangmu!

Lowongan kerja (dibutuhkan segera) di Indonesia:

Credit Analyst | Business Consultant | Akuntan | Account Executive | Sales Engineer | Sales | Retail | Content Writer | Digital Marketing | Email Marketing Specialist | Marketing Communication | Media Planner | Call Center | Customer Support | Customer Care | IT Support | Cloud Engineer | Front End Developer | Back End Developer | Mobile Developer | Network Engineer | Technical Writer