Cara Membatalkan Interview secara Profesional via Email (Beserta Contohnya)

Ada beberapa alasan mengapa kita penting memberitahukan pembatalan interview.

Pertama, tindakan tersebut adalah bentuk etika kesopanan.

Kedua, jika kamu tidak datang interview tanpa pemberitahuan atau memberitahukan pembatalan interview saat di menit-menit akhir, kamu membuat hubungan dengan perusahaan menjadi tidak baik. Ini akan berefek pada kesempatan-kesempatan yang bisa kamu ambil di perusahaan tersebut di masa depan.

Beberapa alasan yang kerap kali muncul adalah sebagai berikut:

Diterima perusahaan lain

Kamu sudah menandatangani dokumen offering dari perusahaan lain dan setuju bekerja di sana. Oleh karena itu, kamu tidak mungkin bekerja di dua perusahaan yang berbeda secara bersamaan.

Perusahaan dan posisi yang dilamar tidak cocok dengan dirimu

Saat menjalani tahapan recruitment, kamu melakukan riset dan berinteraksi langsung dengan para interviewer untuk tahu lebih dalam tentang perusahaan dan posisi yang kamu lamar.

Alih-alih semakin yakin, kamu jadi ragu untuk melanjutkan proses recruitment karena satu dan lain hal, atau karena ada hal-hal dari mereka yang tidak sejalan dengan prinsipmu.

Tidak bisa datang karena masalah transportasi

Saat sudah merencanakan secara matang strategi menuju ke tempat interview, terdapat hal-hal yang tetap tidak bisa dikontrol, seperti banjir, kecelakaan, dsb. Hal ini bisa dijadikan alasan untuk membatalkan interview kerja.

Ada kepentingan lain yang perlu dikerjakan

Sama seperti alasan transportasi, terkadang ada urusan mendadak yang tidak bisa kamu jadwalkan ulang atau delegasikan, seperti urusan keluarga.

Karena kepentingan tersebut lebih tinggi prioritasnya dibandingkan dengan interview, kamu memutuskan untuk membatalkan atau menjadwalkan ulang.

Berikut adalah beberapa cara yang bisa kamu lakukan:

Pastikan alasan pembatalan logis

Jangan asal membatalkan dengan alasan yang tidak jelas. Hal ini bisa membuat citramu di mata recruiter jadi kurang baik dan berimbas pada kariermu ke depannya.

Jika memang alasan tersebut bisa dinegosiasi dengan penjadwalan ulang, sampaikan kepada recruiter.

Hubungi recruiter secepatnya

Tidak usah menunggu terlalu lama untuk memberitahukan pembatalan interview. Mencari jadwal interview itu tidak mudah bagi recruiter. Jadi, jika memang kamu tidak ingin melanjutkan interview, langsung hubungi mereka dengan sopan dan alasan yang jelas.

Sebaiknya kamu memberitahukan pembatalan interview paling lambat H-1 hari interview.

Sertakan detail interview

Pastikan kamu menyertakan detail-detail yang dibutuhkan, seperti:

• Nama lengkap
• Posisi yang dilamar
• Hari dan tanggal interview
• Lokasi interview (jika offline) atau media interview Zoom/Google Meet/Microsoft Team (jika online)

Ini dilakukan agar interviewer tahu kamu siapa, karena dia mengurus banyak calon kandidat baru untuk interview.

Beritahukan pembatalan lewat thread email penjadwalan interview yang sudah ada agar interviewer tidak bingung.

Jangan lupa memohon maaf atas pembatalan interview

Saat menulis email pembatalan, pastikan kamu menyebutkan permohonan maaf karena ketidaknyamanan yang ditimbulkan atau karena telah mengonfirmasi jadwal interview sebelumnya. Jelaskan dengan singkat dan jelas alasannya juga.

Berikan rekomendasi calon kandidat lain

Jika memungkinkan, kamu bisa memberikan rekomendasi calon kandidat lain yang sekiranya bisa mengisi posisi tersebut. Hal ini akan membuat kamu terlihat bertanggungjawab dan menghargai pekerjaan recruiter.

Kamu tidak bisa melanjutkan interview, dan sebagai bentuk tanggung jawab, kamu memberikan rekomendasi kandidat yang pernah bekerjasama dengan kamu. Recruiter akan merasa dibantu dan dihargai.

Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Tutup email dengan ucapan terima kasih atas rangkaian proses recruitment yang sudah dijalani.

Kamu juga boleh tetap keep in touch dengan recruiter karena siapa tahu di masa depan ada kesempatan pekerjaan lagi yang cocok dengan career plan kamu.

Contoh dan template email pembatalan interview

Diterima di perusahaan lain

Bahasa Indonesia

Subjek email: Pembatalan jadwal interview

Kepada Bapak/IBu [nama recruiter/hiring manager].

Melalui email ini saya hendak memberitahukan bahwa saya telah menerima tawaran pekerjaan dari perusahaan lain yang sejalan dengan tujuan karier saya. Oleh karena itu, dengan sangat menyesal saya harus membatalkan jadwal interview yang telah diatur sebelumnya.

Saya sangat menghargai kesempatan untuk berbicara dengan Bapak/Ibu dan tim Bapak/Ibu, dan saya berterima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diberikan kepada saya. Saya sungguh menghargai proses recruitment yang telah berlangsung dan harapan kita bisa berkolaborasi di masa depan.

Sekali lagi, terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu dan maaf atas ketidaknyamanannya. Semoga kita bisa berpotensi untuk bekerja bersama di masa yang akan datang.

Hormat saya,

[nama kamu]

Bahasa Inggris

Subject email: Interview appointment cancellation

Dear, [nama recruiter/hiring manager].

Through this email, I would like to inform you that I have received a job offer from another company that aligns with my career goals. Therefore, with regret, I have to cancel the interview appointment that we scheduled earlier.

I truly appreciate the opportunity to speak with you and your team, and I thank you for the time and attention you have given to me. I value the recruitment process we have gone through and hope we can collaborate in the future.

Once again, thank you for your understanding, and I apologize for any inconvenience caused. I hope we can explore potential opportunities to work together in the future.

Best regards,

[nama kamu]

Alasan transportasi atau masalah urgent

Bahasa Indonesia

Subjek email: Pembatalan Jadwal Interview

Kepada, Bapak/Ibu [nama recruiter/hiring manager].

Saya ingin memberitahukan bahwa saya mengalami kendala transportasi yang tidak terduga pada tanggal interview yang telah diatur. Hal ini membuat saya tidak dapat hadir pada waktu yang telah ditentukan.

Saya sangat menghargai kesempatan ini dan berharap dapat menunda atau mengatur ulang interview di waktu yang lebih sesuai. Saya siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut jika diperlukan.

Jika Bapak/Ibu bersedia untuk penjadwalan ulang, berikut beberapa jadwal yang bisa saya ajukan:

• Selasa, 5 Maret 2024 pukul 10.00
• Rabu, 6 Maret 2024 pukul 10.00

Apabila Bapak/Ibu berhalangan di waktu tersebut, Bapak/Ibu bisa reschedule berdasarkan jadwal Bapak/Ibu dan saya akan mengatur jadwal saya untuk bisa datang ke interview.

Terima kasih atas pengertian dan kesempatannya. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya.

Hormat saya,

[nama kamu]

Bahasa Inggris

Subject email: Interview appointment cancellation

Dear, [nama recruiter/hiring manager].

I would like to inform you that I have encountered an unexpected transportation issue on the scheduled interview date. This has made it impossible for me to attend at the agreed time.

I highly appreciate this opportunity and hope to postpone or reschedule the interview at a more convenient time. I am ready to provide further explanation if needed.

If you agree to reschedule, I would like to propose two alternative dates and times for the interview:

• Tuesday, March 5, 2024 at 10.00 AM
• Wednesday, March 6, 2024 at 10.00 AM

However, if none of these options are suitable for you, please let me know your availability, and I will do my best to adjust my schedule accordingly. Your flexibility in this matter would be greatly appreciated.

Thank you for your understanding and the opportunity. Apologize for any inconvenience caused.

Best regards,

[nama kamu]

Perusahaan atau posisi tidak cocok dengan dirimu

Bahasa Indonesia

Subjek email: Pembatalan Jadwal Interview

Kepada Bapak/Ibu [nama recruiter/hiring manager].

Setelah melakukan evaluasi lebih lanjut terhadap perusahaan dan posisi yang ditawarkan, saya merasa bahwa mungkin tidak ada kesesuaian yang cukup kuat antara profil saya dan kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan Anda.

Dengan demikian, dengan sangat menyesal saya harus membatalkan jadwal interview yang telah diatur sebelumnya. Saya sungguh menghargai kesempatan ini dan berharap bahwa kita dapat tetap menjaga hubungan yang baik di masa mendatang.

Sekali lagi, terima kasih atas pengertian Anda dan maaf atas ketidaknyamanannya.

Hormat saya,

[nama kamu]

Bahasa Inggris

Email subject: Interview appointment cancellation

Dear, [nama recruiter/hiring manager].

After further evaluation of the company and the position offered, I feel that there may not be a strong enough alignment between my profile and the needs desired by your company.

Therefore, with regret, I have to cancel the interview appointment that we scheduled earlier. I truly appreciate this opportunity and hope that we can maintain a positive relationship in the future.

Once again, thank you for your understanding, and I apologize for any inconvenience caused.

Best regards,

[nama kamu]

Pada intinya, pembatalan interview bisa dilakukan selama alasanmu cukup logis. Sampaikan permohonan maafmu dan jangan lupa berterima kasih kepada recruiter.

Bacaan lebih lanjut:

• How to cancel a job interview (with examples)
• Use this email template to reschedule a job interview

Lowongan kerja populer (dibutuhkan segera) di Indonesia:

Machine Learning Engineer | Project Manager | Data Scientist | Data Analyst | Software Developer | Support | Mobile Developer | Financial Planner | Tax Manager | Financial Controller | Auditor | Marketing | Social Media Assistant | Public Relations | E-Commerce Manager | Digital Strategist | Affiliate Marketing | Customer Care | Front Office | Telemarketing | Telesales | Sales Executive