Checking job availability...
Original
Simplified
Manajemen Administrasi dan Dokumen:
- Mengelola dan memastikan kelengkapan dokumen administrasi perusahaan, termasuk surat-menyurat, kontrak, dan perizinan.
- Memastikan arsip dokumen fisik dan digital tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.
- Membuat laporan administrasi rutin sesuai kebutuhan perusahaan.
Monitoring dan Response Chat Operasional:
- Melakukan pengecekan rutin terhadap grup WhatsApp operasional store untuk memantau permintaan pekerjaan maintenance atau perbaikan.
- Merespons dengan cepat dan tepat terhadap permintaan yang masuk dari tim operasional store.
- Memastikan semua permintaan maintenance terdokumentasi dengan baik dan ditindaklanjuti oleh tim maintenance.
Penyusunan Jadwal Maintenance:
- Membuat dan mengelola jadwal pengerjaan maintenance, preventive maintenance, dan perbaikan untuk tim maintenance.
- Memastikan jadwal yang dibuat sesuai dengan prioritas dan kebutuhan operasional perusahaan.
- Berkoordinasi dengan tim operasional dan maintenance untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar dan tepat waktu.
Pengajuan Pembayaran dan Pengadaan Material:
- Melakukan pengajuan pembayaran (payment request) untuk material atau bahan baku yang dibutuhkan oleh tim maintenance.
- Memastikan pengadaan material dilakukan sesuai dengan budget dan kebijakan perusahaan.
- Berkoordinasi dengan departemen keuangan dan procurement untuk memastikan proses pembayaran dan pengadaan berjalan efisien.
Pengelolaan Aset dan Fasilitas Perusahaan:
- Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan aset perusahaan (kantor, kendaraan, peralatan, dll.).
- Melakukan pengecekan rutin terhadap kondisi fasilitas kantor dan mengkoordinasikan perbaikan jika diperlukan.
- Mengatur pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional kantor.
Manajemen Kebersihan dan Keamanan:
- Memastikan kebersihan dan kerapian lingkungan kantor terjaga dengan baik.
- Mengkoordinasikan keamanan kantor, termasuk pengawasan satpam dan sistem keamanan lainnya.
- Menjadi penghubung antara perusahaan dengan vendor kebersihan, keamanan, dan fasilitas lainnya.
Dukungan Logistik dan Event Perusahaan:
- Mengatur kebutuhan logistik untuk kegiatan operasional harian, seperti transportasi, akomodasi, dan peralatan kantor.
- Membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan acara perusahaan (meeting, training, gathering, dll.).
- Memastikan persiapan dan kebutuhan acara berjalan lancar.
Pengelolaan Budget dan Pembayaran:
- Membuat dan mengajukan budget untuk kebutuhan operasional GA.
- Melakukan pengajuan pembayaran (payment request) kepada vendor atau pihak terkait.
- Memastikan semua pembayaran dan pengeluaran dilakukan sesuai dengan prosedur dan budget yang telah ditetapkan.
Dukungan untuk Karyawan:
- Membantu dalam pengurusan kebutuhan karyawan, seperti pengajuan fasilitas, perbaikan alat kerja, atau keluhan terkait fasilitas kantor.
- Memastikan kenyamanan dan kepuasan karyawan terhadap fasilitas dan layanan yang disediakan perusahaan.
Kepatuhan dan Perizinan:
- Memastikan perusahaan mematuhi peraturan dan perizinan yang berlaku, seperti perizinan gedung, lingkungan, atau lainnya.
- Mengurus perpanjangan atau pembaruan perizinan yang dibutuhkan perusahaan.
Koordinasi dengan Pihak Eksternal:
- Menjadi penghubung antara perusahaan dengan vendor, supplier, atau pihak eksternal lainnya.
- Melakukan negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan layanan terbaik.